Buffering van inventaris versus bufferproces bij ERP-implementatie

Onlangs kwam ik een interessante gedachte tegen van een oude vriend van mij, medeoprichter en leider in de detailhandel. Hij zei: " In plaats van voorraad te hamsteren om de kwaliteit te 'bufferen', buffer je het proces zelf. "

In eerste instantie was ik verrast. Zolang ik me kan herinneren, hebben de meeste sectoren, met name de productie, distributie en detailhandel, altijd extra voorraad aangehouden om vraagschommelingen op te vangen, tekorten te voorkomen en operationele achterstanden te voorkomen. Dit is standaardpraktijk om alles soepel te laten verlopen. Het bufferen van het proces is een grote verandering, wat niet eenvoudig is. Om het simpel te houden, is het altijd makkelijker om te vertrouwen op voorraad in plaats van op bufferprocessen.

Hoe meer ik erover nadacht, hoe meer ik me realiseerde dat ERP-oplossingen (zoals Infor LNCE) bedrijven helpen om minder afhankelijk te zijn van overtollige voorraad en zich meer te richten op het stroomlijnen en balanceren van processen. Natuurlijk is deze omslag niet magisch; het vereist extra inspanning en toewijding. Een ERP-systeem kan deze overgang echter minder hectisch maken. Dit riep een belangrijke vraag op: als het verminderen van de afhankelijkheid van voorraadvorming gunstig is, waarom zijn sommige sectoren er dan nog steeds afhankelijk van en andere volledig vermijden?

Niet elke industrie legt voorraden aan

Het aanleggen van voorraden is standaard in veel sectoren, maar niet alle bedrijven volgen deze aanpak. Degenen die dat wel doen, hebben daar verschillende redenen voor, zoals:

Extra voorraad aanhouden om defecte artikelen te vervangen vanwege kwaliteitsproblemen.
Bestel in grote hoeveelheden om vertragingen door leveringstijden te voorkomen.
Hamsteren om te voorkomen dat producten opraken tijdens onverwachte vraagpieken.
Meer produceren dan nodig is om inefficiëntie te voorkomen of kosten te besparen.

Aan de andere kant staan sectoren zoals on-demand manufacturing of hightech voor andere uitdagingen. Ze kunnen het zich niet veroorloven om voorraden aan te leggen omdat producten mogelijk verlopen of verouderd raken. Toch staan ze voor dezelfde uitdaging: het handhaven van de kwaliteit en een soepele werking zonder onnodige kosten.

Voorraadopslag – Voor- en nadelen

Voordelen

Fungeert als vangnet bij kwaliteitsproblemen of vertragingen bij leveranciers.
Zorgt ervoor dat de productie blijft draaien, zelfs in onzekere markten.
Kan leiden tot kortingen bij grotere aantallen.

Nadelen

Het legt werkkapitaal vast dat elders gebruikt kan worden.
Verhoogt de kosten voor opslag, verzekering en onderhoud.
Risico op verspilling of verouderde voorraad, vooral in snel veranderende sectoren.
Maskers lossen inefficiënties op in plaats van ze op te lossen.

Hoewel voorraadvorming voordelen heeft, brengt het ook uitdagingen met zich mee. De sleutel tot het succesvol verminderen van de afhankelijkheid van overtollige voorraad is een geleidelijke, gestructureerde aanpak, waarbij veranderingen gefaseerd worden doorgevoerd in plaats van abrupt. Op deze manier kunnen industrieën de stabiliteit behouden en tegelijkertijd hun processen geleidelijk optimaliseren.

Fase 1: Voorraadbeheer tijdens ERP-implementatie

De implementatie van een ERP-systeem zoals Infor LNCE is een grote verandering. Hoewel het op lange termijn efficiëntie oplevert, moeten bedrijven tijdens de overgang hun voorraad zorgvuldig beheren.

Cyclustellingen en buffervoorraadbeheer

Voer vóór de ingebruikname een telling uit om de nauwkeurigheid van de inventaris te garanderen.
Houd een buffervoorraad aan om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden soepel verlopen terwijl teams zich aanpassen aan nieuwe workflows en automatisering.
In sommige sectoren, zoals de automobielindustrie, de lucht- en ruimtevaart en de voedingsmiddelen- en drankenindustrie, gelden strikte eisen voor voorraadbeheer met het oog op veiligheid en naleving van wet- en regelgeving. In dat geval is een buffervoorraad essentieel.

Waarom beginnen met buffervoorraden?

Biedt stabiliteit tijdens de aanpassing aan nieuwe ERP-processen.
Voldoet aan de industriële regelgeving die vooraf gedefinieerde veiligheidsvoorraadniveaus vereist.
Zorgt voor een soepele gang van zaken tijdens de overgangsfase.

Buffervoorraad mag echter geen oplossing voor de lange termijn worden. Hoewel het stabiliteit biedt op de korte termijn, leidt een te lange afhankelijkheid ervan tot hoge opslagkosten, kapitaalblokkering en verborgen inefficiëntie. Om een duurzame en betaalbare oplossing te creëren, moeten bedrijven geleidelijk overstappen op procesbuffering, waarbij technologie wordt ingezet om de efficiëntie van de toeleveringsketen te verbeteren in plaats van alleen de voorraadniveaus.

Fase 2: Overstappen op procesbuffering met ERP

Zodra het ERP-systeem stabiel en operationeel is, kunnen bedrijven overstappen van het vertrouwen op overtollige voorraad naar het optimaliseren van hun processen. Met de geavanceerde functies van LNCE kunnen bedrijven een wendbaardere en responsievere supply chain opbouwen.

Hoe LNCE procesbuffering ondersteunt

Realtime voorraadbeheer – In plaats van te veel voorraad aan te leggen, gebruiken bedrijven livegegevens voor nauwkeuriger voorraadbeheer.
Geautomatiseerde aanvulling – Bestelt voorraad wanneer nodig (JIT), niet alleen voor het geval dat (JIC).
Planning en scheduling – Optimaliseert de productie om overtollige voorraad te verminderen.
Samenwerking en zichtbaarheid met leveranciers – Dankzij geïntegreerde systemen werken bedrijven nauw samen met leveranciers om last-minute hamsteren te voorkomen.

Dankzij deze functies kunnen bedrijven onnodige voorraden verminderen en tegelijkertijd een soepele, efficiënte bedrijfsvoering garanderen, waarbij de kwaliteit gewaarborgd blijft.

Balanceren van voorraad en procesbuffering

Tijdens de ERP-implementatie:

Tel de voorraad en houd een reservevoorraad aan voor een soepelere overgang.
Geef teams de tijd om te wennen aan de nieuwe ERP-processen en automatisering.

Nadat ERP stabiel is:

Schakel geleidelijk over op procesbuffering met behulp van realtimegegevens, productieplanning en een geautomatiseerd bestelproces.
Verminder overtollige voorraad en zorg er tegelijkertijd voor dat de werkzaamheden efficiënt en conform de regelgeving blijven.

Laatste gedachte: Voorraad afstemmen op ERP

ERP gaat niet alleen over de implementatie van AI, het digitaliseren van dashboards of het moderniseren van verouderde workflows; het gaat over het heroverwegen en herontwerpen van de manier waarop bedrijven werken. Hoewel het aanhouden van extra voorraad een veilige gok lijkt, leidt focus op procesverbetering tot besparingen en een hogere efficiëntie op de lange termijn.

Dus, wat denk je? Is het beter om te vertrouwen op buffervoorraad om uitdagingen het hoofd te bieden, of om je te richten op bufferprocessen om de bedrijfsvoering te verbeteren?

We horen graag uw mening! Heeft u vergelijkbare uitdagingen ondervonden bij ERP- of supply chain-transformaties? Laat gerust een reactie achter!

Geschreven door Amit Kumar

10 maart 2025