Terug naar blog

Peppol: Standaardiseren en beveiligen van de manier waarop bedrijven aanbestedingsdocumenten en e-facturen over de grenzen heen kunnen uitwisselen

In de huidige wereldeconomie breiden bedrijven zich uit over de grenzen en hebben ze te maken met klanten en leveranciers uit verschillende landen. Denk bijvoorbeeld aan een leverancier uit Nederland die een factuur stuurt naar een klant in Noorwegen of het Verenigd Koninkrijk. Vroeger kon dit proces bestaan ​​uit het e-mailen van pdf's, faxen van documenten of zelfs het gebruik van papier. Dit kan leiden tot verschillende problemen: gebrek aan traceerbaarheid, niet-naleving van boekhoudkundige en financiële regelgeving (btw-tarieven, standaarden voor elektronische facturering, enz.), valutaverschillen en betalingsverschillen. Al deze problemen verhogen het risico op manipulatie van boekhoudkundige gegevens en daarmee het risico op fraude. Denk nu eens na over de mogelijkheid om datzelfde proces te automatiseren, waarbij de factuur wordt gegenereerd door het systeem van de leverancier en rechtstreeks naar het systeem van de klant wordt verzonden, ter bevestiging dat alle regels en vereisten correct zijn. Dit is waar PEPPOL in beeld komt.

In dit artikel Sarra Fellah en Amit Kumar Agrawal dieper in de details van PEPPOL en delen hun inzichten.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) biedt een oplossing door bedrijven een gestandaardiseerde en veilige manier te bieden om aanbestedingsdocumenten en e-facturen over de grenzen heen uit te wisselen. Het maakt gebruik van technische standaarden om ervoor te zorgen dat de documenten voldoen aan lokale regelgeving en formaten, waardoor grensoverschrijdende transacties eenvoudiger en efficiënter worden.

Met PEPPOL kunnen bedrijven de uitwisseling van documenten zoals facturen eenvoudig automatiseren, zonder zich zorgen te hoeven maken over de verschillende regels per land. Dit leidt tot snellere verwerking, minder fouten en een gestroomlijnde workflow voor wereldwijde handel.

Belangrijkste kenmerken van PEPPOL

  • Toegangspunten: Bedrijven gebruiken gecertificeerde PEPPOL-toegangspunten om verbinding te maken met het netwerk, wat zorgt voor een eenvoudige en veilige documentuitwisseling. Dit is vergelijkbaar met een e-mailsysteem, maar met strengere controles en standaardisatie.
  • Wereldwijd ingevoerd: Hoewel PEPPOL oorspronkelijk een Europees initiatief was, hebben landen buiten de EU, zoals Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore, PEPPOL ook geïmplementeerd voor openbare en particuliere aanbestedingen.
  • Standaardisatie: PEPPOL maakt gebruik van de Universal Business Language (UBL)- en EN 16931-normen om een ​​gemeenschappelijk formaat te garanderen, de complexiteit te verminderen en de behoefte aan meerdere formaten bij internationale transacties te beperken.
  • Standaarddocumentuitwisseling: Hiermee kunnen organisaties verbinding maken via toegangspunten, waardoor ze gestandaardiseerde elektronische documenten, zoals facturen, inkooporders en leveringsbonnen, veilig kunnen uitwisselen.
  • Interoperabiliteit: zorgt voor naadloze communicatie tussen verschillende systemen en applicaties, ongeacht de provider of geografische locatie.
  • Compliance: Naleving van EU-regelgeving en veilige gegevensuitwisseling door middel van encryptie- en authenticatiemechanismen.

Veelvoorkomende toepassingen van PEPPOL

  • E-facturering: automatiseren en stroomlijnen van het factureringsproces om te voldoen aan regelgeving, fouten te verminderen en betalingscycli te versnellen.
  • Overheidsaanbestedingen: het faciliteren van grensoverschrijdende overheidsaanbestedingsactiviteiten in overeenstemming met de EU-richtlijnen.
  • Supply Chain Management: efficiënte uitwisseling van bedrijfsdocumenten binnen de gehele supply chain.

Voordelen van PEPPOL

De belangrijkste voordelen van PEPPOL kunnen worden onderverdeeld in financiële voordelen en systeemvoordelen.

Financiële voordelen

  • Zorg voor betrouwbare boekhoud- en financiële gegevens: dit is essentieel voor het behouden van het vertrouwen van belanghebbenden, waaronder investeerders, toezichthouders en interne besluitvormers.
  • Vereenvoudig monitoring- en controleprocessen: routinematige controles en reconciliaties worden geautomatiseerd. Het waarborgt ook de data-integriteit door hiaten en kwetsbaarheden in financiële workflows te verminderen.
  • Minimaliseer menselijke tussenkomst en verminder daarmee het risico op fouten: geautomatiseerde workflows versnellen repetitieve taken en stellen het boekhoudteam in staat zich te concentreren op waardetoevoegende activiteiten. Het beperkt ook handmatige tussenkomst en daarmee opzettelijke datamanipulatie.

Systeemvoordelen

  • Voorkom wijzigingsverzoeken: verschillende bedrijven vragen hun ERP-consultants om specifieke ontwikkelingen door te voeren om het factuurformaat aan te passen aan specifieke normen, wat tijd- en geldverlies oplevert. PEPPOL maakt gebruik van Universal Business Language (UBL) en EN 16931-normen om een ​​gemeenschappelijk formaat te garanderen, waardoor de complexiteit en de behoefte aan meerdere formaten bij internationale transacties worden verminderd.
  • Verminder de belasting van het ERP: Outsourcing vermindert de belasting van het ERP door factureringsprocessen te delegeren aan een gespecialiseerde applicatie. Dit kan de verwerkingstijden en de efficiëntie van het ERP verbeteren.
  • Creëer een veilige en flexibele verbinding met klanten: PEPPOL verbetert realtime communicatie door 24/7 toegang te bieden tot hun facturen. Het maakt ook gebruik van rolgebaseerde toegangscontrole, waarmee de gegevens van klanten worden beschermd door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers deze kunnen inzien of wijzigen.

Infor LNCE en PEPPOL: de integratie

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, de CloudSuites van Infor) maakt verbinding met het PEPPOL-netwerk via het Infor Localisation Services Platform (LSP) . Deze integratie maakt gebruik van het PEPPOL Four-Corner Model voor documentuitwisseling, met:

  1. Uw bedrijf (de afzender).
  2. De ontvanger (handelspartner).
  3. Het toegangspunt van uw bedrijf (Infor LSP).
  4. Het toegangspunt van de ontvanger (via PEPPOL).

Dankzij deze opzet garandeert Infor LNCE naadloze e-facturering voor bedrijven, ongeacht hun ERP-provider, zolang beide partijen PEPPOL-geregistreerd zijn. Zo werkt het:

  • Toegangspuntverbinding : Het toegangspunt faciliteert de uitwisseling van elektronische documenten, zoals elektronische facturen, door deze te valideren aan de hand van de PEPPOL-normen voordat ze worden verzonden.
  • PEPPOL Directory Lookup : De PEPPOL Directory (toegankelijk via PEPPOL Directory ) bevat een lijst met geregistreerde gebruikers en hun mogelijkheden voor het ontvangen van documenten. Via deze directory kunnen handelspartners: Controleren of een partner is verbonden met het PEPPOL-netwerk. Identificeren welke soorten documenten (bijv. e-facturen) een partner kan ontvangen.
  • Compliance en standaardisatie : het Infor Localization Services Platform zorgt ervoor dat documenten voldoen aan zowel de PEPPOL- als regionale wettelijke vereisten, waardoor het risico op non-compliance wordt verminderd.
  • Gestroomlijnde integratie : Infor LN-gebruikers kunnen bedrijfskritische documenten, zoals e-facturen, rechtstreeks via het PEPPOL-netwerk verzenden en ontvangen zonder extra middleware of handmatige tussenkomst.

Belangrijkste stappen voor PEPPOL e-facturering in Infor LNCE

  • Een factuur aanmaken en boeken. Genereer een XML-factuur in Centrale Facturering (cisli3600m000) . Zorg ervoor dat XML-generatie is ingeschakeld in de Factureringsparameters (cisli0100m000) .
  • Factuur verzenden naar ION en LSP Een Sync.Invoice BOD wordt verzonden naar het Infor ION- platform en vervolgens naar LSP, waardoor de transformatie naar een JSON-bestand dat compatibel is met PEPPOL-standaarden wordt geactiveerd.
  • Validatie en adresquery. Het JSON-bestand wordt gevalideerd met behulp van de PEPPOL Service Metadata Provider (SMP) om de mogelijkheden van de ontvanger te controleren. Het eindpunt van de ontvanger wordt vervolgens geïdentificeerd in de Service Metadata Locator (SML) -directory.
  • Veilige uitwisseling van documenten Nadat het document is gevalideerd, wordt het via toegangspunten naar de ontvanger verzonden, waar het toegankelijk wordt in zijn of haar systeem.

Ondersteunde scenario's

  • PEPPOL-integratie ondersteunt een reeks e-facturatiefunctionaliteiten, waaronder standaard e-facturen, retourverkooporders / creditnota's, termijnbetalingen (directe en indirecte afrekeningen), kosten-/kostenfacturen
  • Sommige scenario's, zoals verzoeken om vooruitbetaling of bepaalde creditnota's, worden momenteel niet ondersteund, maar zullen in de toekomst worden overwogen.

Analyse en trends

  • Wereldwijde groei in e-facturering : Volgens Gartner zal de wereldwijde markt voor e-facturering naar verwachting met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 17% van 2023 tot 2030, en in 2030 meer dan $ 20 miljard . Deze groei wordt aangewakkerd door overheidsmandaten, zoals PEPPOL, in regio's zoals Europa en Azië .
  • PEPPOL-uitbreiding : landen buiten de EU, waaronder Singapore, Australië en Canada, nemen PEPPOL steeds vaker over. Verwacht wordt dat de integratie in Azië-Pacific en Noord-Amerika tegen 2025 30% per jaar Technologie-evaluatie
  • Overheidsmandaten 80% van de bedrijven in Europa in 2025 gebruikmaken van e-facturering vanwege overheidsmandaten die gekoppeld zijn aan PEPPOL en vergelijkbare kaders. Niet-naleving zal naar verwachting leiden tot financiële boetes voor ten minste 25% van de mkb's (Gartner).
  • Kostenbesparing : Bedrijven die PEPPOL-geïntegreerde ERP's gebruiken, rapporteren een gemiddelde kostenbesparing van 50-80% per factuur ten opzichte van handmatige verwerking. Dit komt neer op een besparing van ongeveer € 5-€ 10 per factuur. Meta-pagina: Homepagina – Server
  • Integratie van AI en Analytics 65% van de ERP-systemen in 2028 AI-gestuurde analytics bevatten voor realtime monitoring van de naleving van e-facturatie en fraudedetectie. Dit zou kunnen leiden tot een vermindering van 20-30% in compliancefouten (Gartner).
  • Marktbereik : Met het toenemende belang van de mondialisering wordt verwacht dat PEPPOL-geïntegreerde ERP's tegen 2030 50% van de grensoverschrijdende handelssystemen . Technologie-evaluatie
  • Impact van automatisering : meer dan 55% van de bedrijven met geïntegreerde e-facturatie- en ERP-systemen meldt dat de verwerkingstijd van facturen met maar liefst 70% , wat de efficiëntiewinst onderstreept. Meta Home Page – Server

Uitdagingen en oplossingen

  • Landspecifieke normen : sommige landen hebben unieke vereisten, maar de LSP van Infor garandeert compatibiliteit.
  • Gedeeltelijke ondersteuning : Bepaalde scenario's, zoals verzoeken om vooruitbetaling, zijn nog in ontwikkeling.

Samenvatting

Integratie van PEPPOL e-facturatie met Infor LNCE vereenvoudigt compliance, verlaagt de operationele overhead en verbetert de transparantie. Het Infor Localisation Services Platform (LSP) vormt de ruggengraat voor deze verbinding, zodat bedrijven het PEPPOL-netwerk effectief kunnen benutten.

Infor KB2270120 voor gedetailleerde instructies, inclusief landspecifieke vereisten en technische instellingen .

Deze transformatieve integratie is noodzakelijk om voorop te blijven lopen in digitale facturatie. Als partner van 2 Innovate Services kunnen wij de implementatie en ondersteuning van deze functionaliteit aanbieden. Laat ons weten of u klaar bent om aan de slag te gaan!

 

Geschreven door Sarra Fellah en Amit Kumar

30 november 2024