Buforowanie zapasów a proces buforowania we wdrażaniu ERP

Niedawno natknąłem się na ciekawą myśl, którą podzielił się ze mną mój stary przyjaciel, współzałożyciel i lider w branży detalicznej. Powiedział: „ Zamiast gromadzić zapasy, aby „buforować” jakość, buforuj sam proces ”

Na początku byłem zaskoczony. Odkąd pamiętam, większość branż, zwłaszcza produkcja, dystrybucja i handel detaliczny, zawsze utrzymywała dodatkowe zapasy, aby zabezpieczyć się przed wahaniami popytu, uniknąć niedoborów i zapobiec zatorom w operacjach, co było standardową praktyką, aby zapewnić płynne funkcjonowanie. Buforowanie procesu to duża zmiana, która nie jest łatwym zadaniem. Aby uprościć sprawę, zawsze łatwiej jest polegać na gromadzeniu zapasów niż na procesach buforowania.

Im dłużej o tym myślałem, tym bardziej uświadamiałem sobie, że wszelkie rozwiązania ERP (takie jak Infor LNCE) pomagają firmom odejść od polegania na nadmiernych zapasach i skupić się na usprawnianiu i równoważeniu procesów. Oczywiście, tej zmiany nie da się dokonać magicznie; wymaga ona dodatkowego wysiłku i zaangażowania. Jednak system ERP może pomóc w zmniejszeniu gorączkowości tego procesu. To z kolei nasuwa ważne pytanie: skoro ograniczenie gromadzenia zapasów jest korzystne, to dlaczego niektóre branże nadal na nim polegają, a inne całkowicie go unikają?

Nie każda branża gromadzi zapasy

Gromadzenie zapasów jest standardem w wielu branżach, ale nie wszystkie firmy stosują to podejście. Ci, którzy to robią, mają ku temu różne powody, takie jak:

• Utrzymywanie dodatkowych zapasów w celu zastąpienia towarów wadliwych ze względu na problemy jakościowe.
• Zamawianie hurtowe pozwala uniknąć opóźnień w dostawach.
• Gromadzenie zapasów w celu zapobiegania brakom produktów w przypadku nieoczekiwanych wzrostów popytu.
• Produkowanie większej ilości niż potrzeba w celu uniknięcia nieefektywności lub obniżenia kosztów.

Z drugiej strony, branże takie jak produkcja na żądanie czy branża zaawansowanych technologii stoją przed innymi wyzwaniami – nie mogą pozwolić sobie na gromadzenie zapasów, ponieważ produkty mogą się przeterminować lub stać się przestarzałe. Mimo to, stoją przed tym samym wyzwaniem, jakim jest utrzymanie jakości i płynności działania bez generowania zbędnych kosztów.

Gromadzenie zapasów – zalety i wady

Zalety

• Działa jako sieć bezpieczeństwa na wypadek problemów z jakością lub opóźnień ze strony dostawców.
• Zapewnia ciągłość produkcji nawet w warunkach niepewnych rynków.
• Może skutkować rabatami przy zakupie hurtowym.

Wady

• Zamraża kapitał obrotowy, który mógłby zostać wykorzystany gdzie indziej.
• Zwiększa koszty magazynowania, ubezpieczenia i konserwacji.
• Ryzyko marnotrawstwa lub przestarzałych zapasów, szczególnie w szybko zmieniających się branżach.
• Maski raczej przyczyniają się do nieefektywności procesu, niż go rozwiązują.

Choć gromadzenie zapasów ma swoje zalety, niesie ze sobą również wyzwania. Kluczem do skutecznego zmniejszenia zależności od nadwyżek zapasów jest stopniowe, ustrukturyzowane podejście, polegające na wprowadzaniu zmian etapami, a nie nagłymi zmianami. W ten sposób przedsiębiorstwa mogą zachować stabilność, jednocześnie stopniowo optymalizując swoje procesy.

Faza 1: Zarządzanie zapasami podczas wdrażania systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Infor LNCE, to duża zmiana. Choć zapewnia on długoterminową wydajność, firmy muszą ostrożnie zarządzać zapasami w trakcie okresu przejściowego.

Cykle liczenia i zarządzanie zapasami buforowymi

• Przed uruchomieniem należy przeprowadzić cykliczne inwentaryzacje, aby zapewnić dokładność stanu magazynowego.
• Utrzymuj zapasy buforowe, aby zagwarantować płynną pracę, podczas gdy zespoły dostosowują się do nowych przepływów pracy i automatyzacji.
• W niektórych branżach, np. motoryzacyjnej, lotniczej i spożywczej, obowiązują rygorystyczne wymogi kontroli zapasów ze względów bezpieczeństwa i zgodności, dlatego niezbędne jest posiadanie zapasów buforowych.

Dlaczego warto zacząć od zapasów buforowych?

• Zapewnia stabilność przy jednoczesnym dostosowywaniu się do nowych procesów ERP.
• Spełnia wymogi branżowe wymagające ustalenia ustalonych poziomów zapasów bezpieczeństwa.
• Zapewnia płynne działanie w fazie przejściowej.

Jednak zapasy buforowe nie powinny stać się rozwiązaniem długoterminowym. Choć zapewniają one krótkoterminową stabilność, zbyt długie korzystanie z nich prowadzi do wysokich kosztów magazynowania, blokowania kapitału i ukrytych nieefektywności. Aby stworzyć zrównoważone i bardziej przystępne cenowo rozwiązanie, firmy muszą stopniowo przechodzić na buforowanie procesów, wykorzystując technologię do poprawy efektywności łańcucha dostaw, a nie tylko do zarządzania poziomami zapasów.

Faza 2: Przejście na buforowanie procesów za pomocą ERP

Gdy system ERP będzie stabilny i sprawny, firmy będą mogły odejść od polegania na nadmiarze zapasów i skupić się na optymalizacji swoich procesów. Dzięki zaawansowanym funkcjom LNCE firmy mogą budować bardziej elastyczny i responsywny łańcuch dostaw.

W jaki sposób LNCE wspiera buforowanie procesów

• Śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym – zamiast gromadzić nadmierne zapasy, firmy wykorzystują dane na żywo w celu dokładniejszej kontroli zapasów.
• Automatyczne uzupełnianie zapasów – zamawianie zapasów w miarę potrzeb (JIT), a nie na wszelki wypadek (JIC).
• Planowanie i harmonogramowanie – optymalizacja produkcji w celu redukcji nadmiaru zapasów.
• Współpraca i widoczność dostawców – Dzięki zintegrowanym systemom firmy ściśle współpracują z dostawcami, aby uniknąć gromadzenia zapasów w ostatniej chwili.

Dzięki tym rozwiązaniom firmy mogą ograniczyć zbędne zapasy, zapewniając jednocześnie płynne i efektywne działanie oraz utrzymując jakość.

Równoważenie zapasów i buforowanie procesów

Podczas wdrażania ERP:

• Przeprowadź inwentaryzację zapasów i utrzymuj zapas, aby przejście między etapami przebiegało sprawniej.
• Daj zespołom czas na dostosowanie się do nowych procesów ERP i automatyzacji.

Po ustabilizowaniu się systemu ERP:

• Przechodź stopniowo do buforowania procesów, korzystając z danych w czasie rzeczywistym, harmonogramowania produkcji i zautomatyzowanego procesu zamawiania.
• Zredukuj nadmiar zapasów, dbając jednocześnie o wydajność i zgodność operacji z przepisami.

Ostatnia myśl: Dostosowanie zapasów do systemu ERP

Systemy ERP to nie tylko wdrażanie sztucznej inteligencji (AI), digitalizacja pulpitów nawigacyjnych czy nowoczesny wygląd przestarzałych przepływów pracy; to także przeprojektowanie i przeprojektowanie sposobu działania firm. Choć utrzymywanie dodatkowych zapasów może wydawać się bezpiecznym rozwiązaniem, skupienie się na usprawnianiu procesów prowadzi do długoterminowych oszczędności i poprawy efektywności.

Co o tym sądzisz? Czy lepiej polegać na buforowaniu zapasów, aby sprostać wyzwaniom, czy skupić się na buforowaniu procesów, aby usprawnić działanie?

Chętnie poznamy Twoją opinię! Czy spotkałeś się z podobnymi wyzwaniami w ERP lub transformacjach łańcucha dostaw? Podziel się swoją opinią!

Napisane przez Amita Kumara

10 marca 2025 r.