Powrót do bloga

Peppol: Standaryzacja i zabezpieczenie sposobu wymiany dokumentów zakupowych i faktur elektronicznych przez przedsiębiorstwa poza granicami kraju

W dzisiejszej globalnej gospodarce firmy rozszerzają swoją działalność na rynki zagraniczne i współpracują z klientami i dostawcami z różnych krajów. Wyobraźmy sobie dostawcę z Holandii wysyłającego fakturę do klienta w Norwegii lub Wielkiej Brytanii. W przeszłości proces ten mógł obejmować wysyłanie dokumentów w formacie PDF e-mailem, faksem, a nawet na papierze. Może to prowadzić do kilku problemów: braku identyfikowalności, niezgodności z przepisami księgowymi i finansowymi (stawki VAT, standardy fakturowania elektronicznego itp.), różnic kursowych i różnic w płatnościach. Wszystkie te problemy zwiększają ryzyko manipulacji danymi księgowymi, a w konsekwencji ryzyko oszustwa. Teraz zastanówmy się, czy ten sam proces można by zautomatyzować, generując fakturę przez system dostawcy i wysyłając ją bezpośrednio do systemu klienta, weryfikując poprawność wszystkich zasad i wymagań. Właśnie tutaj wkracza PEPPOL

W tym artykule Sarra Fellah i Amit Kumar Agrawal zagłębiają się w szczegóły PEPPOL i dzielą się swoimi spostrzeżeniami.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) oferuje rozwiązanie, oferując ujednolicony i bezpieczny sposób wymiany dokumentów zamówień publicznych i faktur elektronicznych między firmami. Wykorzystuje standardy techniczne, aby zapewnić zgodność dokumentów z lokalnymi przepisami i formatami, co upraszcza i usprawnia transakcje transgraniczne.

Korzystając z PEPPOL, firmy mogą łatwo zautomatyzować wymianę dokumentów, takich jak faktury, bez martwienia się o różnice w przepisach obowiązujących w poszczególnych krajach. Przekłada się to na szybsze przetwarzanie, mniejszą liczbę błędów i usprawniony przepływ pracy w handlu międzynarodowym.

Główne cechy PEPPOL

  • Punkty dostępu: Firmy korzystają z certyfikowanych punktów dostępu PEPPOL do łączenia się z siecią, co zapewnia łatwą i bezpieczną wymianę dokumentów. Działa to podobnie do systemu poczty elektronicznej, ale z bardziej rygorystycznymi kontrolami i standaryzacją.
  • Przyjęty na całym świecie: Chociaż początkowo była to inicjatywa europejska, kraje spoza UE, takie jak Australia, Nowa Zelandia i Singapur, przyjęły PEPPOL do celów zamówień publicznych i prywatnych.
  • Standaryzacja: PEPPOL korzysta z norm Universal Business Language (UBL) i EN 16931, aby zapewnić jednolity format, redukując złożoność i potrzebę stosowania wielu formatów w transakcjach międzynarodowych.
  • Standardowa wymiana dokumentów: umożliwia organizacjom łączenie się za pośrednictwem punktów dostępu, co pozwala na bezpieczną wymianę standardowych dokumentów elektronicznych, takich jak faktury, zamówienia zakupu i dowody dostawy.
  • Interoperacyjność: zapewnia bezproblemową komunikację między różnymi systemami i aplikacjami, niezależnie od dostawców lub lokalizacji geograficznej.
  • Zgodność: Zgodność z przepisami UE i bezpieczna wymiana danych przy użyciu mechanizmów szyfrowania i uwierzytelniania.

Typowe zastosowania PEPPOL

  • Fakturowanie elektroniczne: automatyzacja i usprawnienie procesu fakturowania w celu spełnienia wymogów prawnych, ograniczenia liczby błędów i przyspieszenia cykli płatności.
  • Zamówienia publiczne: Ułatwianie transgranicznych działań w zakresie zamówień publicznych zgodnie z dyrektywami UE.
  • Zarządzanie łańcuchem dostaw: efektywna wymiana dokumentów biznesowych w całym łańcuchu dostaw.

Korzyści z PEPPOL

Główne korzyści płynące z PEPPOL-u można podzielić na korzyści finansowe i zalety systemowe.

Korzyści finansowe

  • Zapewnij wiarygodność danych księgowych i finansowych: jest to kluczowe dla utrzymania zaufania interesariuszy, w tym inwestorów, organów regulacyjnych i wewnętrznych decydentów.
  • Uproszczenie procesów monitorowania i kontroli: rutynowe kontrole i uzgadnianie zostaną zautomatyzowane. Zapewni to również integralność danych poprzez redukcję luk i luk w zabezpieczeniach przepływów finansowych.
  • Minimalizuj ingerencję człowieka, a tym samym zmniejszaj ryzyko błędów: zautomatyzowane przepływy pracy przyspieszają powtarzalne zadania i pozwalają zespołowi księgowemu skupić się na działaniach przynoszących wartość dodaną. Ograniczają również ręczną ingerencję, a tym samym celową manipulację danymi.

Zalety systemu

  • Unikaj próśb o zmiany: wiele firm prosi swoich konsultantów ERP o wprowadzenie konkretnych zmian w celu dostosowania formatu fakturowania do określonych standardów, co powoduje straty czasu i pieniędzy. PEPPOL korzysta z norm Universal Business Language (UBL) i EN 16931, aby zapewnić jednolity format, zmniejszając złożoność i potrzebę stosowania wielu formatów w transakcjach międzynarodowych.
  • Zmniejsz obciążenie systemu ERP: Outsourcing zmniejsza obciążenie systemu ERP poprzez delegowanie procesów rozliczeniowych do wyspecjalizowanej aplikacji. Może to skrócić czas przetwarzania i zwiększyć wydajność systemu ERP.
  • Nawiąż bezpieczną i elastyczną komunikację z klientami: PEPPOL usprawnia komunikację w czasie rzeczywistym, zapewniając całodobowy dostęp do dokumentów rozliczeniowych. Wykorzystuje również kontrolę dostępu opartą na rolach, która pozwala chronić dane klientów, gwarantując, że dostęp do nich i możliwość ich modyfikacji będą mieli wyłącznie upoważnieni użytkownicy.

Infor LNCE i PEPPOL: Integracja

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, pakiet CloudSuites firmy Infor) łączy się z siecią PEPPOL za pośrednictwem platformy usług lokalizacyjnych Infor (LSP) . Ta integracja wykorzystuje model PEPPOL Four-Corner do wymiany dokumentów, obejmujący:

  1. Twoja firma (nadawca).
  2. Odbiorca (partner handlowy).
  3. Punkt dostępu Twojej firmy (Infor LSP).
  4. Punkt dostępu odbiorcy (poprzez PEPPOL).

Dzięki tej konfiguracji Infor LNCE zapewnia firmom bezproblemowe fakturowanie elektroniczne, niezależnie od dostawcy ERP, pod warunkiem, że obie strony są zarejestrowane w PEPPOL. Oto jak to działa:

  • Połączenie z punktem dostępu : Punkt dostępu ułatwia wymianę dokumentów elektronicznych, np. faktur elektronicznych, weryfikując je zgodnie ze standardami PEPPOL przed transmisją.
  • Wyszukiwanie w Katalogu PEPPOL : Katalog PEPPOL (dostępny pod adresem Katalog PEPPOL ) zawiera listę zarejestrowanych użytkowników i ich możliwości odbioru dokumentów. Za pośrednictwem tego katalogu partnerzy handlowi mogą: sprawdzić, czy partner jest podłączony do sieci PEPPOL; zidentyfikować rodzaje dokumentów (np. e-faktury), które partner może otrzymywać.
  • Zgodność i standaryzacja : Platforma usług lokalizacyjnych Infor gwarantuje, że dokumenty spełniają zarówno wymogi PEPPOL, jak i regionalne przepisy, zmniejszając ryzyko braku zgodności.
  • Usprawniona integracja : użytkownicy Infor LN mogą wysyłać i odbierać dokumenty o kluczowym znaczeniu dla firmy, np. e-faktury, bezpośrednio przez sieć PEPPOL bez dodatkowego oprogramowania pośredniczącego lub ręcznej interwencji.

Kluczowe kroki w zakresie fakturowania elektronicznego PEPPOL w systemie Infor LNCE

  • Utwórz i zaksięguj fakturę. Wygeneruj fakturę XML w Central Invoicing (cisli3600m000) . Upewnij się, że generowanie XML jest włączone w Parametrów fakturowania (cisli0100m000) .
  • Wyślij fakturę do ION i LSP Dokument Sync.Invoice BOD jest przesyłany do Infor ION , a następnie do LSP, co powoduje transformację do pliku JSON zgodnego ze standardami PEPPOL.
  • Walidacja i zapytanie o adres. Plik JSON jest weryfikowany za pomocą dostawcy metadanych usługi PEPPOL (SMP) w celu sprawdzenia możliwości odbiorcy. Punkt końcowy odbiorcy jest następnie identyfikowany w lokalizatora metadanych usługi (SML) .
  • Bezpieczna wymiana dokumentów Po zatwierdzeniu dokument jest wysyłany za pośrednictwem punktów dostępu do odbiorcy, gdzie staje się dostępny w jego systemie.

Obsługiwane scenariusze

  • Integracja PEPPOL obsługuje szereg funkcji fakturowania elektronicznego, w tym standardowe faktury elektroniczne, zwrotne zamówienia sprzedaży/noty kredytowe, raty (rozliczenia bezpośrednie i pośrednie), faktury kosztowe/opłatowe
  • Niektóre scenariusze, takie jak wnioski o zaliczkę lub niektóre noty kredytowe, nie są obecnie obsługiwane, ale zostaną uwzględnione w przyszłości.

Analityka i trendy

  • Globalny wzrost e-fakturowania : Według Gartnera, globalny rynek e-fakturowania ma rosnąć w tempie 17% CAGR w latach 2023-2030, osiągając wartość ponad 20 miliardów dolarów do 2030 roku. Wzrost ten jest napędzany przez rządowe nakazy, takie jak PEPPOL, w regionach takich jak Europa i Azja. Gartner
  • Ekspansja PEPPOL : Kraje spoza UE, w tym Singapur, Australia i Kanada, coraz częściej przyjmują PEPPOL, a do 2025 r. oczekuje się, że integracja wzrośnie o ponad 30% rok do roku w regionie Azji i Pacyfiku oraz Ameryce Północnej Ocena technologii
  • Obowiązki rządowe : Do 2025 roku 80% firm w Europie ma korzystać z e-fakturowania ze względu na obowiązki rządowe związane z PEPPOL i podobnymi ramami. Przewiduje się, że nieprzestrzeganie tych zasad będzie skutkować karami finansowymi dla co najmniej 25% MŚP (Gartner).
  • Redukcja kosztów : Firmy korzystające z systemów ERP zintegrowanych z PEPPOL odnotowują średnią oszczędność kosztów na poziomie 50–80% na fakturę w porównaniu z przetwarzaniem ręcznym. To przekłada się na oszczędność rzędu 5–10 EUR na fakturę. Strona główna – Serwer
  • Integracja sztucznej inteligencji i analityki : Do 2028 roku 65% systemów ERP ma zawierać analitykę opartą na sztucznej inteligencji, umożliwiającą monitorowanie zgodności e-fakturowania w czasie rzeczywistym i wykrywanie oszustw. Może to doprowadzić do zmniejszenia liczby błędów zgodności o 20-30% (Gartner).
  • Zasięg rynkowy : Wraz ze wzrostem znaczenia globalizacji oczekuje się, że zintegrowane z PEPPOL systemy ERP będą dominować w ponad 50% systemów handlu transgranicznego do 2030 r. Ocena technologii
  • Wpływ automatyzacji : Ponad 55% firm korzystających ze zintegrowanych systemów fakturowania elektronicznego i ERP zgłasza skrócenie czasu przetwarzania faktur nawet o 70% , co podkreśla korzyści wynikające z wydajności Strona główna – Serwer

Wyzwania i rozwiązania

  • Standardy krajowe : W niektórych krajach obowiązują wyjątkowe wymagania, ale Infor LSP gwarantuje zgodność.
  • Częściowe wsparcie : Niektóre scenariusze, jak np. prośby o zaliczkę, są nadal rozwijane.

Streszczenie

Integracja e-fakturowania PEPPOL z Infor LNCE upraszcza zgodność, redukuje nakłady operacyjne i zwiększa przejrzystość. Platforma Usług Lokalizacyjnych (LSP) Infor stanowi podstawę tego połączenia, umożliwiając firmom efektywne wykorzystanie sieci PEPPOL.

Szczegółowe wskazówki, obejmujące wymagania specyficzne dla danego kraju i konfigurację techniczną, można znaleźć w dokumencie Infor KB2270120 .

Ta rewolucyjna integracja jest niezbędna, aby utrzymać się na czele rynku fakturowania cyfrowego. My, jako Partnerzy 2 Innovate Services, oferujemy usługi wdrożenia tej funkcji i wsparcia. Daj nam znać, czy jesteś gotowy do działania!

 

Napisane przez Sarrę Fellah i Amita Kumara

30 listopada 2024 r.