Z wielką mocą wiąże się wielka odpowiedzialność: zasada przewodnia udanego wdrożenia ERP

Jako dziecko zawsze fascynowały mnie historie o superbohaterach, a kiedy po raz pierwszy usłyszałem zdanie „ Z wielką mocą wiąże się wielka odpowiedzialność ” z filmu o Spider-Manie, stało się ono dla mnie mantrą dla postaci, które podziwiałem. Wtedy nie rozumiałem wartości ani przesłania tego zdania, ale z czasem zacząłem rozumieć, że jest ono przypomnieniem dla każdego, aby mądrze korzystać ze swoich zdolności. Ten cytat to proste, ale mocne przypomnienie, że ci, którzy mają siłę, muszą chronić, ci, którzy mają wiedzę, muszą nauczać , a ci, którzy mają zasoby, muszą się dzielić.

Przenosząc się do dnia dzisiejszego, pracuję jako architekt rozwiązań wdrożeniowych ERP. Odpowiadam za zarządzanie projektami i rozwiązaniami, które przynoszą firmom zmiany i rozwój. Im dłużej o tym myślę, tym bardziej utwierdzam się w przekonaniu, że cytat, który podziwiałem jako dziecko, nie dotyczył tylko Spider-Mana; dotyczy nas wszystkich.

Jako konsultanci i partnerzy w procesie transformacji ERP w firmie, mamy w swoich rękach tę „siłę”. Siłę technologii, usprawnień procesów i zmian strategicznych. Ale ta siła wiąże się z ogromną odpowiedzialnością, nie tylko za ukończenie pracy, dostarczenie rozwiązania lub spełnienie wymagań, ale także za robienie tego z planowaniem, empatią i uczciwością. Te cechy razem pomagają tworzyć przemyślane, zorientowane na człowieka wdrożenia.

W tym artykule postaram się wyjaśnić, jak ten ponadczasowy cytat odnosi się do każdego etapu wdrożenia Infor LNCE. Posłużę się przykładem faz metodologii, które stosujemy na różnych etapach typowego procesu wdrożenia.

Zaangażuj się w działalność: Wizja i odpowiedzialność od samego początku

Aktywność Engage to punkt wyjścia do podróży. Chodzi o ustalenie jasnych celów projektu i zrozumienie jego zakresu. Oba zespoły, konsultingowy i organizacyjny, dzielą wspólną odpowiedzialność za planowanie, zrozumienie aktualnego otoczenia i nakreślenie wizji systemu ERP. Organizacja koncentruje się na zdefiniowaniu docelowego rezultatu w oparciu o cele i długoterminową strategię biznesową, a zespół konsultingowy motywuje organizację do nieszablonowego myślenia i skupienia się bardziej na zamierzonym celu niż na funkcjach i cechach. Partnerzy konsultingowi wnoszą swoją wiedzę specjalistyczną, wyciągają wnioski i definiują metodologię, aby wdrażać wiodące w branży praktyki w celu osiągnięcia rezultatów, podczas gdy kierownictwo organizacji dba o to, aby cele były zgodne ze strategią biznesową. Wczesne dostosowanie i zaangażowanie są kluczowe dla zapewnienia, że ​​wdrożenie systemu ERP jest celowe i ukierunkowane na długoterminowy rozwój.

Zadaj sobie pytanie : Czy stawiamy sobie jasne cele i czy dostosowujemy projekt do naszej długoterminowej wizji rozwoju?

Faza początkowa: definiowanie ram i odpowiedzialności

Po zakończeniu działania Engage i dostarczeniu przez zespół konsultacyjny SOW (Specyfikacji Działań) w celu rozpoczęcia projektu, rozpoczyna się pierwsza faza wdrożenia, czyli faza Incepcji. Podczas fazy Incepcji zespół (zespół konsultacyjny i organizacja) ustala ramy projektu i konfigurację bazową. Na tym etapie zespół opracowuje jasną mapę drogową dla całego procesu wdrożenia. Konsultanci wnoszą swoją wiedzę, aby dostosować strukturę projektu, a organizacja zobowiązuje się do zapewnienia zasobów i podejmowania terminowych decyzji. Wszyscy zaangażowani muszą ponosić odpowiedzialność za długoterminowy sukces projektu, zapewniając wszystkie podstawowe elementy wspierające płynne wdrożenie.

Zadaj sobie pytanie : Czy budujemy solidne, odpowiedzialne podstawy, które odzwierciedlają długoterminowe potrzeby firmy?

Faza opracowania: projektowanie rozwiązania z uwzględnieniem odpowiedzialności

Faza opracowywania koncentruje się na stworzeniu szczegółowego projektu rozwiązania. W tej fazie zespół konsultingowy i organizacja muszą ściśle współpracować, aby szczegółowo zdefiniować każdy aspekt rozwiązania. Obie strony ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie, że rozwiązanie jest zgodne z docelowym rezultatem firmy i spełnia jej unikalne wymagania. Konsultanci muszą przedstawić spersonalizowane rekomendacje, a organizacja musi pozostać otwarta na zmiany procesów, które w pełni wykorzystają możliwości systemu ERP.

Zadaj sobie pytanie: Czy projektujemy rozwiązanie, mając na uwadze długoterminową skalowalność, przejrzystość i elastyczność?

Faza budowy: zaangażowanie w budowę i konfigurację

W fazie konstrukcyjnej rozwiązanie jest budowane i konfigurowane zgodnie ze specyfikacjami projektowymi opracowanymi w fazie rozwoju. Faza ta obejmuje konfigurację oprogramowania, opracowywanie dostosowań oraz integrację systemów w oparciu o zdefiniowane wymagania. Nacisk kładziony jest na konfigurację systemu, kodowanie i migrację danych. Zespół konsultingowy wykorzysta swoją wiedzę techniczną, aby zapewnić spełnienie wymagań funkcjonalnych przez system, a także walidację punktów integracji i przepływu danych. Rolą organizacji jest aktywne zaangażowanie, zapewniające przydzielenie zasobów na testowanie, zbieranie opinii i udoskonalanie systemu. Ta faza obejmuje również testy jednostkowe i walidację poszczególnych komponentów, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.

Zadaj sobie pytanie: Czy konfigurujemy system zgodnie ze specyfikacjami projektowymi, dokładnie go testujemy i upewniamy się, że spełnia on potrzeby organizacji w zakresie skalowalności, funkcjonalności i wydajności?

Faza przejściowa: Walidacja i akceptacja użytkownika z empatią i uczciwością

Faza przejściowa koncentrowała się przede wszystkim na walidacji systemu i zapewnieniu pomyślnej adaptacji użytkowników. Nie chodzi tylko o testowanie technologii, ale o przygotowanie ludzi do zmian. W tej fazie empatia odgrywa kluczową rolę. W tej fazie konsultanci ściśle współpracują z kluczowymi użytkownikami biznesowymi, przeprowadzając testy akceptacji użytkownika (UAT), a zespół szkoli użytkowników końcowych, aby upewnić się, że czują się pewnie i są gotowi do korzystania z nowego systemu. Informacja zwrotna jest tutaj kluczowa, a zespół powinien stworzyć otwarte środowisko, w którym użytkownicy mogą wyrażać swoje uwagi i sugestie.

Jednocześnie zespół pracuje nad oficjalnym uruchomieniem, dbając o to, aby wszystkie niezbędne konfiguracje, migracje danych i integracje zostały ukończone i działały zgodnie z oczekiwaniami. Celem jest zapewnienie płynnego przejścia do środowiska produkcyjnego z minimalnymi zakłóceniami. Zarówno zespół konsultingowy, jak i organizacja muszą być zaangażowani w rozwiązywanie wszelkich problemów pojawiających się po uruchomieniu i być gotowi na wprowadzenie niezbędnych korekt, aby system był zgodny z celami biznesowymi.

Zadaj sobie pytanie: Czy zapewniamy użytkownikom szkolenia i wsparcie niezbędne do osiągnięcia sukcesu? Czy dokładnie przetestowaliśmy system, upewniając się, że spełnia on ich oczekiwania i wymagania? Czy jesteśmy gotowi do dalszego wspierania systemu po uruchomieniu i dostosowywania go do rozwoju firmy?

Faza optymalizacji: ciągłe wsparcie i doskonalenie

Faza optymalizacji to miejsce, w którym rozpoczyna się prawdziwa praca po uruchomieniu. W tej fazie kluczowe jest zapewnienie, że system nadal dostarcza wartość zgodnie z predefiniowanym celem i jest gotowy na wszelkie nowe wymagania w miarę rozwoju firmy. W przypadku każdego wdrożenia samo wdrożenie systemu nie wystarczy; niezbędne jest ciągłe wsparcie i monitorowanie dla długoterminowego sukcesu. Na tym etapie konsulting i organizacja muszą współpracować, aby rozwiązywać wszelkie problemy, zapewniać dodatkowe szkolenia i poszukiwać obszarów do ciągłego doskonalenia systemu wraz z rozwojem firmy. Priorytetem jest traktowanie systemu ERP jako zasobu, który ewoluuje w odpowiedzi na nowe wyzwania i potrzeby biznesowe.

Zadaj sobie pytanie: Czy jesteśmy w pełni zaangażowani w optymalizację systemu, dbając o to, aby dostosowywał się do przyszłych wyzwań i pozostał cennym zasobem?

Ostatnie przemyślenia: Odpowiedzialne i trwałe partnerstwo

Wdrożenia ERP przynoszą wiele zmian w organizacji. Choć jest to fascynujące, może być również trudne i wymagające. Wyzwania te stwarzają jednak dla organizacji szansę na wprowadzenie trwałych zmian. Tak jak powiedzenie „Z wielką mocą wiąże się wielka odpowiedzialność”, kieruje nami w życiu osobistym, tak samo służy jako przypomnienie w świecie ERP. Potęga technologii wiąże się z odpowiedzialnością za jej mądre wykorzystanie, z dalekowzrocznością, odpowiedzialnością, empatią i uczciwością.

Dzięki przyjęciu tych wartości na każdym etapie wdrażania metodologii Infor, konsultanci i organizacje mogą wspólnie pracować nad stworzeniem nie tylko skalowalnego, ale i rozwijającego się systemu ERP, zaprojektowanego tak, aby spełniać dzisiejsze potrzeby, a jednocześnie przewidywać jutrzejsze wyzwania i wystarczająco elastycznego, aby im sprostać.

Napisane przez Amita Kumara

11 listopada 2024 r.