Tillbaka till bloggen

Peppol: Standardisering och säkrare sätt för företag att utbyta upphandlingsdokument och e-fakturor över gränserna

I dagens globala ekonomi expanderar företag över gränserna och har att göra med kunder och leverantörer från olika länder. Tänk dig en leverantör från Nederländerna som skickar en faktura till en kund i Norge eller Storbritannien. Tidigare kunde denna process ha inneburit att skicka PDF-filer via e-post, faxa dokument eller till och med använda papper. Detta kan leda till flera problem: bristande spårbarhet, bristande efterlevnad av redovisnings- och finansiella regler (momssatser, standarder för elektronisk fakturering etc.), valutaskillnader och betalningsskillnader. Alla dessa problem ökar risken för manipulation av redovisningsdata och därmed risken för bedrägerier. Fundera nu på om samma process skulle kunna automatiseras, där fakturan genereras av leverantörens system och skickas direkt till kundens system, vilket validerar att alla regler och krav är korrekta. Det är här PEPPOL kommer in i bilden.

I den här artikeln Sarra Fellah och Amit Kumar Agrawal djupt ner i detaljerna och PEPPOL och delar med sig av sina insikter.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) erbjuder en lösning genom att erbjuda ett standardiserat och säkert sätt för företag att utbyta upphandlingsdokument och e-fakturor över gränserna. Den använder tekniska standarder för att säkerställa att dokumenten överensstämmer med lokala bestämmelser och format, vilket gör gränsöverskridande transaktioner enklare och effektivare.

Genom att använda PEPPOL kan företag enkelt automatisera utbytet av dokument som fakturor, utan att behöva oroa sig för de olika reglerna i varje land. Detta leder till snabbare hantering, färre fel och ett mer strömlinjeformat arbetsflöde för global handel.

Viktiga funktioner hos PEPPOL

  • Åtkomstpunkter: Företag använder certifierade PEPPOL-åtkomstpunkter för att ansluta till nätverket, vilket säkerställer enkelt och säkert dokumentutbyte. Detta liknar ett e-postsystem men med strängare kontroller och standardisering.
  • Globalt anammat: Även om det ursprungligen var ett europeiskt initiativ har länder utanför EU, som Australien, Nya Zeeland och Singapore, anammat PEPPOL för offentlig och privat upphandling.
  • Standardisering: PEPPOL använder standarderna Universal Business Language (UBL) och EN 16931 för att säkerställa ett gemensamt format, vilket minskar komplexiteten och behovet av flera format i internationella transaktioner.
  • Standardiserat dokumentutbyte: Det gör det möjligt för organisationer att ansluta via åtkomstpunkter, vilket gör det möjligt för dem att säkert utbyta standardiserade elektroniska dokument som fakturor, inköpsordrar och följesedlar.
  • Interoperabilitet: Säkerställer sömlös kommunikation mellan olika system och applikationer, oavsett leverantörer eller geografisk plats.
  • Efterlevnad: Efterlevnad av EU-förordningar och säkert datautbyte med hjälp av krypterings- och autentiseringsmekanismer.

Vanliga användningsområden för PEPPOL

  • E-fakturering: Automatisera och effektivisera faktureringsprocessen för att följa regler, minska fel och snabba upp betalningscyklerna.
  • Offentlig upphandling: Underlätta gränsöverskridande offentlig upphandling i enlighet med EU-direktiv.
  • Leveranskedjans hantering: Effektivt utbyte av affärsdokument över hela leveranskedjan.

Fördelar med PEPPOL

De viktigaste fördelarna med PEPPOL kan grupperas i ekonomiska fördelar och systemfördelar.

Ekonomiska fördelar

  • Säkerställ tillförlitligheten i redovisnings- och finansiell data: det är avgörande för att upprätthålla intressenternas förtroende, inklusive investerare, tillsynsmyndigheter och interna beslutsfattare.
  • Förenkla övervaknings- och kontrollprocesser: rutinkontroller och avstämningar kommer att automatiseras. Det säkerställer också dataintegritet genom att minska luckor och sårbarheter i ekonomiska arbetsflöden.
  • Minimera mänskliga ingripanden och minska därmed risken för fel: automatiserade arbetsflöden snabbar upp repetitiva uppgifter och låter redovisningsteamet fokusera på värdeskapande aktiviteter. Det begränsar också manuell inblandning och därmed avsiktlig datamanipulation.

Systemfördelar

  • Undvik ändringsförfrågningar: flera företag begär att sina ERP-konsulter ska göra specifika utvecklingar för att anpassa faktureringsformatet enligt specifika standarder, vilket orsakar tids- och pengaförluster. PEPPOL använder Universal Business Language (UBL) och EN 16931-standarder för att säkerställa ett gemensamt format, vilket minskar komplexiteten och behovet av flera format i internationella transaktioner.
  • Minska belastningen på ERP-systemet: Outsourcing minskar belastningen på ERP-systemet genom att delegera faktureringsprocesser till en specialiserad applikation. Detta kan förbättra handläggningstiderna och ERP-systemets effektivitet.
  • Upprätta en säker och smidig kontakt med kunderna: PEPPOL förbättrar realtidskommunikationen genom att ge tillgång till deras faktureringsdokument dygnet runt. Det använder också rollbaserade åtkomstkontroller, vilket gör det möjligt att skydda kundernas data genom att säkerställa att endast behöriga användare kan komma åt eller ändra dem.

Infor LNCE och PEPPOL: Integrationen

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, Infors CloudSuites) ansluter till PEPPOL-nätverket via Infor Localisation Services Platform (LSP) . Denna integration utnyttjar PEPPOLs fyrhörnsmodell för dokumentutbyte, vilket omfattar:

  1. Ditt företag (avsändaren).
  2. Mottagaren (handelspartner).
  3. Ditt företags accesspunkt (Infor LSP).
  4. Mottagarens åtkomstpunkt (via PEPPOL).

Genom denna konfiguration säkerställer Infor LNCE sömlös e-fakturering för företag, oavsett ERP-leverantör, så länge båda parter är PEPPOL-registrerade. Så här fungerar det:

  • Anslutning till accesspunkt : Accesspunkten underlättar utbyte av e-dokument som e-fakturor och validerar dem mot PEPPOL-standarder före överföring.
  • Sökning i PEPPOL-katalogen : PEPPOL-katalogen (tillgänglig på PEPPOL-katalogen ) innehåller en lista över registrerade användare och deras dokumentmottagningsmöjligheter. Genom denna katalog kan handelspartners: Kontrollera om en partner är ansluten till PEPPOL-nätverket. Identifiera vilka typer av dokument (t.ex. e-fakturor) en partner kan ta emot.
  • Efterlevnad och standardisering : Infors lokaliseringstjänstplattform säkerställer att dokument uppfyller både PEPPOL- och regionala myndighetskrav, vilket minskar risken för bristande efterlevnad.
  • Strömlinjeformad integration : Infor LN-användare kan skicka och ta emot affärskritiska dokument, som e-fakturor, direkt via PEPPOL-nätverket utan ytterligare mellanprogramvara eller manuella åtgärder.

Viktiga steg för PEPPOL e-fakturering i Infor LNCE

  • Skapa och bokför en faktura. Generera en XML-faktura i Central fakturering (cisli3600m000) . Se till att XML-generering är aktiverad i sessionen Faktureringsparametrar (cisli0100m000)
  • Skicka faktura till ION och LSP. En Sync.Invoice BOD överförs till Infor ION- plattformen och sedan till LSP, vilket utlöser omvandlingen till en JSON-fil som är kompatibel med PEPPOL-standarder.
  • Validering och adressfråga. JSON-filen valideras med hjälp av PEPPOL Service Metadata Provider (SMP) för att kontrollera mottagarens funktioner. Mottagarens slutpunkt identifieras sedan i Service Metadata Locator (SML) .
  • Säkert dokumentutbyte När dokumentet har validerats skickas det via åtkomstpunkter till mottagaren, där det blir tillgängligt i deras system.

Stödda scenarier

  • PEPPOL-integrationen stöder en rad e-faktureringsfunktioner, inklusive standard e-fakturor, returorder/kreditfakturor i delbetalningar (direkta och indirekta avräkningar), kostnads-/debiteringsfakturor
  • Vissa scenarier, som förskottsbetalningsförfrågningar eller vissa kreditnotor, stöds för närvarande inte men kommer att beaktas i framtiden.

Analys och trender

  • Global tillväxt inom e-fakturering : Enligt Gartner förväntas den globala marknaden för e-fakturering växa med en årlig tillväxttakt (CAGR) på 17 % från 2023 till 2030 och nå över 20 miljarder dollar år 2030. Denna tillväxt drivs av statliga mandat, såsom PEPPOL, i regioner som Europa och Asien. Gartner
  • PEPPOL-expansion : Länder utanför EU, inklusive Singapore, Australien och Kanada, anammar i allt högre grad PEPPOL, och integrationen förväntas öka med över 30 % år över år i Asien-Stillahavsområdet och Nordamerika fram till 2025. Teknikutvärdering
  • Myndighetsmandat : År 2025 80 % av företagen i Europa använda e-fakturering på grund av myndighetsmandat kopplade till PEPPOL och liknande ramverk. Bristande efterlevnad förväntas resultera i ekonomiska påföljder för minst 25 % av små och medelstora företag. Gartner
  • Kostnadsminskning : Företag som använder PEPPOL-integrerade ERP-system rapporterar en genomsnittlig kostnadsbesparing på 50–80 % per faktura jämfört med manuell hantering. Detta motsvarar en besparing på cirka 5–10 euro per faktura. meta Hemsida – Server
  • Integrering av AI och analys : År 2028 65 % av ERP-systemen integrera AI-driven analys för realtidsövervakning av e-faktureringsefterlevnad och bedrägeriupptäckt. Detta kan leda till en minskning av efterlevnadsfel med 20–30 %, enligt Gartner.
  • Marknadsräckvidd : Med globaliseringens ökande betydelse förväntas PEPPOL-integrerade ERP-system dominera över 50 % av gränsöverskridande handelssystem år 2030. Teknikutvärdering
  • Automatiseringens inverkan : Över 55 % av företag med integrerade e-fakturerings- och ERP-system rapporterar minskade fakturabehandlingstider med upp till 70 % , vilket belyser effektivitetsvinsterna. meta Startsida – Server

Utmaningar och lösningar

  • Landsspecifika standarder : Vissa länder har unika krav, men Infors LSP säkerställer kompatibilitet.
  • Delvis stöd : Vissa scenarier, som förskottsbetalningsförfrågningar, är fortfarande under utveckling.

Sammanfattning

PEPPOLs e-faktureringsintegration med Infor LNCE förenklar efterlevnad, minskar driftskostnader och ökar transparensen. Infors lokaliseringstjänstplattform (LSP) utgör ryggraden för denna anslutning, vilket säkerställer att företag kan utnyttja PEPPOL-nätverket effektivt.

För detaljerad vägledning, inklusive landsspecifika krav och teknisk installation, se Infor KB2270120 .

Denna transformerande integration är nödvändig för att ligga steget före inom digital fakturering. Vi, som partners på 2 Innovate Services, kan erbjuda tjänsterna för att implementera denna funktion och support. Låt oss veta om du är redo att komma igång!

 

Skriven av Sarra Fellah och Amit Kumar

30 november 2024