Inventario de reserva vs. Proceso de reserva en la implementación de ERP

Recientemente me encontré con una idea interesante que compartió un viejo amigo, cofundador y líder del sector minorista. Dijo: « En lugar de acumular inventario para 'amortiguar' la calidad, hay que amortiguar el proceso mismo »

Al principio, me sorprendí. Desde que tengo memoria, la mayoría de las industrias, especialmente la manufacturera, la de distribución y la minorista, siempre han mantenido existencias adicionales para amortiguar las fluctuaciones de la demanda, evitar la escasez y prevenir retrasos en las operaciones como práctica habitual para que todo funcione sin problemas. Asegurar el proceso es un gran cambio, lo cual no es tarea fácil. Por lo tanto, para simplificar, siempre es más fácil confiar en las existencias en lugar de en los procesos de amortiguación.

Cuanto más lo pensaba, más me daba cuenta de que cualquier solución ERP (como Infor LNCE) ayuda a las empresas a dejar de depender del exceso de inventario y a centrarse más en optimizar y equilibrar los procesos. Claro que este cambio no se logra mágicamente; requiere esfuerzo y dedicación adicionales. Sin embargo, un sistema ERP puede ayudar a que esta transición sea menos frenética. Esto planteó una pregunta importante: si reducir la dependencia del almacenamiento es beneficioso, ¿por qué algunas industrias siguen dependiendo de él mientras que otras lo evitan por completo?

No todas las industrias almacenan inventario

El almacenamiento de inventario es una práctica habitual en muchas industrias, pero no todas las empresas siguen este enfoque. Quienes lo hacen tienen diferentes razones, como:

• Mantener stock extra para reemplazar artículos defectuosos debido a problemas de calidad.
• Realizar pedidos al por mayor para evitar retrasos en los plazos de suministro.
• Acumulación de existencias para evitar quedarse sin productos durante picos de demanda inesperados.
• Producir más de lo necesario para evitar ineficiencias o reducir costos.

Por otro lado, industrias como la fabricación bajo demanda o la alta tecnología enfrentan desafíos diferentes: no pueden permitirse el acaparamiento de existencias porque los productos pueden caducar o quedar obsoletos. Aun así, enfrentan el mismo reto de mantener la calidad y un funcionamiento fluido sin añadir costos innecesarios.

Acumulación de inventario: ventajas y desventajas

Ventajas

• Actúa como una red de seguridad ante problemas de calidad o retrasos de los proveedores.
• Mantiene la producción en marcha, incluso en mercados inciertos.
• Puede generar descuentos por compras al por mayor.

Desventajas

• Vincula capital de trabajo que podría utilizarse en otras partes.
• Aumenta los costos de almacenamiento, seguros y mantenimiento.
• Existe riesgo de desperdicio o de existencias obsoletas, especialmente en industrias que cambian rápidamente.
• Las máscaras procesan ineficiencias en lugar de resolverlas.

Si bien el almacenamiento tiene sus ventajas, también conlleva desafíos. La clave para reducir con éxito la dependencia del exceso de inventario reside en un enfoque gradual y estructurado, que adopte cambios por fases en lugar de uno abrupto. De esta manera, las industrias pueden mantener la estabilidad mientras optimizan progresivamente sus procesos.

Fase 1: Gestión de inventario durante la implementación de ERP

Implementar un sistema ERP como Infor LNCE supone un gran cambio. Si bien aporta eficiencia a largo plazo, las empresas necesitan gestionar el inventario con cuidado durante la transición.

Recuentos cíclicos y gestión de existencias de reserva

• Realice recuentos cíclicos antes de la puesta en marcha para garantizar la precisión del inventario.
• Mantenga un stock de reserva para garantizar un funcionamiento fluido mientras los equipos se adaptan a los nuevos flujos de trabajo y la automatización.
• Algunas industrias, como la automotriz, la aeroespacial y la de alimentos y bebidas, tienen necesidades estrictas de control de inventario para garantizar la seguridad y el cumplimiento, por lo que el stock de reserva es esencial.

¿Por qué empezar con Buffer Stock?

• Proporciona estabilidad a la vez que se adapta a nuevos procesos ERP.
• Cumple con las regulaciones de la industria que requieren niveles de stock de seguridad predefinidos.
• Garantiza el buen funcionamiento durante la fase de transición.

Sin embargo, las existencias de reserva no deberían convertirse en una solución a largo plazo. Si bien proporcionan estabilidad a corto plazo, depender de ellas durante demasiado tiempo conlleva altos costos de almacenamiento, bloqueo de capital e ineficiencias ocultas. Para crear una solución sostenible y más asequible, las empresas deben adoptar gradualmente el almacenamiento temporal de procesos, utilizando la tecnología para mejorar la eficiencia de la cadena de suministro, en lugar de limitarse a los niveles de existencias.

Fase 2: Transición al almacenamiento temporal de procesos con ERP

Una vez que el sistema ERP esté estable y funcionando, las empresas pueden dejar de depender del exceso de inventario y optimizar sus procesos. Con las funciones avanzadas de LNCE, las empresas pueden construir una cadena de suministro más ágil y con mayor capacidad de respuesta.

Cómo LNCE apoya el almacenamiento en búfer de procesos

• Seguimiento de inventario en tiempo real : en lugar de tener exceso de existencias, las empresas utilizan datos en vivo para un control de inventario más preciso.
• Reposición automatizada : solicita existencias según sea necesario (JIT), no solo por si acaso (JIC).
• Planificación y programación : optimiza la producción para reducir el exceso de inventario.
• Colaboración y visibilidad de los proveedores : con sistemas integrados, las empresas trabajan en estrecha colaboración con los proveedores para evitar la acumulación de existencias de último momento.

Estas características permiten a las empresas reducir el inventario innecesario al tiempo que garantizan operaciones fluidas y eficientes y mantienen la calidad.

Equilibrio de inventario y amortiguamiento de procesos

Durante la implementación de ERP:

• Cuente el inventario y mantenga un stock de respaldo para una transición más fluida.
• Dar tiempo a los equipos para adaptarse a los nuevos procesos de ERP y la automatización.

Después de que el ERP sea estable:

• Cambie gradualmente al almacenamiento en búfer de procesos, utilizando datos en tiempo real, programación de producción y procesos de pedido automatizados.
• Reduzca el exceso de inventario y al mismo tiempo garantice que las operaciones se mantengan eficientes y compatibles.

Reflexión final: Alineación del inventario con el ERP

El ERP no se trata solo de implementar IA, digitalizar paneles de control o modernizar flujos de trabajo obsoletos; se trata de repensar y rediseñar el funcionamiento de las empresas. Si bien mantener un inventario adicional puede parecer una apuesta segura, centrarse en mejorar los procesos genera ahorros a largo plazo y una mayor eficiencia.

Entonces, ¿qué opinas? ¿Es mejor confiar en el almacenamiento de inventario para gestionar los desafíos o enfocarse en el almacenamiento de procesos para mejorar las operaciones?

¡Nos encantaría conocer tu opinión! ¿Has enfrentado desafíos similares en la transformación de tu ERP o cadena de suministro? ¡ Comenta!

Escrito por Amit Kumar

10 de marzo de 2025