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Peppol: Estandarizar y asegurar la forma en que las empresas intercambian documentos de contratación y facturas electrónicas a través de las fronteras

En la economía global actual, las empresas se expanden a través de las fronteras y tratan con clientes y proveedores de diferentes países. Imaginemos a un proveedor de los Países Bajos que envía una factura a un cliente en Noruega o el Reino Unido. Anteriormente, este proceso podía implicar el envío de archivos PDF por correo electrónico, fax o incluso papel. Esto puede generar varios problemas: falta de trazabilidad, incumplimiento de la normativa contable y financiera (tipos de IVA, normas de facturación electrónica, etc.), diferencias de cambio y diferencias de pago. Todos estos problemas aumentan el riesgo de manipulación de datos contables y, en consecuencia, el riesgo de fraude. Ahora bien, imaginemos si ese mismo proceso podría automatizarse, de modo que la factura sea generada por el sistema del proveedor y enviada directamente al sistema del cliente, validando que todas las normas y requisitos sean correctos. Aquí es donde interviene PEPPOL

En este artículo, Sarra Fellah y Amit Kumar Agrawal profundizan en los detalles de PEPPOL y comparten sus conocimientos.

PEPPOL (Contratación Pública Paneuropea en Línea) ofrece una solución que permite a las empresas intercambiar documentos de contratación y facturas electrónicas transfronterizas de forma estandarizada y segura. Utiliza estándares técnicos para garantizar que los documentos cumplan con las normativas y formatos locales, simplificando y haciendo más eficientes las transacciones transfronterizas.

Al usar PEPPOL, las empresas pueden automatizar fácilmente el intercambio de documentos como facturas, sin preocuparse por las diferentes normativas de cada país. Esto se traduce en un procesamiento más rápido, menos errores y un flujo de trabajo más ágil para el comercio global.

Características principales de PEPPOL

  • Puntos de acceso: Las empresas utilizan puntos de acceso certificados PEPPOL para conectarse a la red, lo que garantiza un intercambio de documentos sencillo y seguro. Es similar a un sistema de correo electrónico, pero con controles y estandarización más estrictos.
  • Adopción global: Aunque inicialmente fue una iniciativa europea, países fuera de la UE, como Australia, Nueva Zelanda y Singapur, han adoptado PEPPOL para adquisiciones públicas y privadas.
  • Estandarización: PEPPOL utiliza los estándares Universal Business Language (UBL) y EN 16931 para garantizar un formato común, reduciendo la complejidad y la necesidad de múltiples formatos en las transacciones internacionales.
  • Intercambio de documentos estándar: permite a las organizaciones conectarse a través de puntos de acceso, lo que les permite intercambiar documentos electrónicos estandarizados, como facturas, órdenes de compra y notas de entrega, de forma segura.
  • Interoperabilidad: garantiza una comunicación fluida entre diferentes sistemas y aplicaciones, independientemente de los proveedores o la ubicación geográfica.
  • Cumplimiento: Cumplimiento de la normativa de la UE e intercambio seguro de datos mediante mecanismos de cifrado y autenticación.

Usos comunes de PEPPOL

  • Facturación Electrónica: Automatizar y agilizar el proceso de facturación para cumplir con la normativa, reducir errores y acelerar los ciclos de pago.
  • Contratación pública: facilitar las actividades de contratación pública transfronteriza de acuerdo con las directivas de la UE.
  • Gestión de la cadena de suministro: intercambio eficiente de documentos comerciales a lo largo de la cadena de suministro.

Beneficios de PEPPOL

Los principales beneficios de PEPPOL se pueden agrupar en ventajas financieras y ventajas de sistemas.

Ventajas financieras

  • Garantizar la fiabilidad de los datos contables y financieros: es crucial para mantener la confianza de las partes interesadas, incluidos inversores, reguladores y tomadores de decisiones internos.
  • Simplificar los procesos de supervisión y control: se automatizarán las comprobaciones rutinarias y la conciliación. Además, se garantiza la integridad de los datos al reducir las brechas y vulnerabilidades en los flujos de trabajo financieros.
  • Minimizar la intervención humana y, por lo tanto, reducir el riesgo de errores: los flujos de trabajo automatizados agilizan las tareas repetitivas y permiten al equipo de contabilidad centrarse en actividades de valor añadido. También limitan la intervención manual y, por consiguiente, la manipulación intencionada de datos.

Ventajas del sistema

  • Evitar solicitudes de cambio: Muchas empresas solicitan a sus consultores de ERP que realicen desarrollos específicos para adaptar el formato de facturación a estándares específicos, lo que genera pérdidas de tiempo y dinero. PEPPOL utiliza el Lenguaje Empresarial Universal (UBL) y la norma EN 16931 para garantizar un formato común, reduciendo la complejidad y la necesidad de múltiples formatos en las transacciones internacionales.
  • Reducir la carga del ERP: La externalización reduce la carga del ERP al delegar los procesos de facturación a una aplicación especializada. Esto puede mejorar los tiempos de procesamiento y la eficiencia del ERP.
  • Establezca una conexión segura y ágil con los clientes: PEPPOL optimiza la comunicación en tiempo real al proporcionar acceso 24/7 a sus documentos de facturación. También utiliza controles de acceso basados ​​en roles, lo que permite proteger los datos de los clientes, garantizando que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ellos o modificarlos.

Infor LNCE y PEPPOL: La integración

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, las CloudSuites de Infor) se conecta a la red PEPPOL a través de la Plataforma de Servicios de Localización (LSP) de Infor . Esta integración aprovecha el Modelo de Cuatro Esquinas para el intercambio de documentos, que incluye:

  1. Su empresa (el remitente).
  2. El destinatario (socio comercial).
  3. Punto de acceso de su empresa (Infor LSP).
  4. El punto de acceso del destinatario (a través de PEPPOL).

Con esta configuración, Infor LNCE garantiza una facturación electrónica fluida para las empresas, independientemente de su proveedor de ERP, siempre que ambas partes estén registradas en PEPPOL. Así funciona:

  • Conexión de punto de acceso : el punto de acceso facilita el intercambio de documentos electrónicos, como facturas electrónicas, validándolos según los estándares PEPPOL antes de su transmisión.
  • Consulta en el Directorio PEPPOL : El Directorio PEPPOL (accesible en el Directorio PEPPOL ) contiene una lista de usuarios registrados y sus capacidades de recepción de documentos. A través de este directorio, los socios comerciales pueden: verificar si un socio está conectado a la red PEPPOL; identificar los tipos de documentos (p. ej., facturas electrónicas) que un socio puede recibir.
  • Cumplimiento y estandarización : la plataforma de servicios de localización de Infor garantiza que los documentos cumplan con los requisitos reglamentarios regionales y de PEPPOL, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.
  • Integración optimizada : los usuarios de Infor LN pueden enviar y recibir documentos críticos para el negocio, como facturas electrónicas, directamente a través de la red PEPPOL sin middleware adicional ni intervención manual.

Pasos clave para la facturación electrónica PEPPOL en Infor LNCE

  • Crear y registrar una factura. Genere una factura XML en Facturación Central (cisli3600m000) . Asegúrese de que la generación de XML esté habilitada en la "Parámetros de Facturación" (cisli0100m000) .
  • Enviar factura a ION y LSP Un BOD de Sync.Invoice se transmite a la Infor ION y luego a LSP, lo que desencadena la transformación en un archivo JSON compatible con los estándares PEPPOL.
  • Validación y consulta de direcciones. El archivo JSON se valida mediante el proveedor de metadatos de servicio (SMP) para comprobar las capacidades del destinatario. El punto final del destinatario se identifica en el del localizador de metadatos de servicio (SML) .
  • Intercambio seguro de documentos Una vez validado, el documento se envía a través de puntos de acceso al destinatario, donde se vuelve accesible en su sistema.

Escenarios compatibles

  • La integración de PEPPOL admite una variedad de funcionalidades de facturación electrónica, incluidas facturas electrónicas estándar, órdenes de venta de devolución/facturaciones de notas de crédito (liquidaciones directas e indirectas) y facturas de costos/cargos.
  • Algunos escenarios, como solicitudes de pago por adelantado o ciertas notas de crédito, actualmente no son compatibles, pero se considerarán en el futuro.

Análisis y tendencias

  • Crecimiento global de la facturación electrónica : Según Gartner, se proyecta que el mercado global de la facturación electrónica crecerá a una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) del 17 % entre 2023 y 2030, alcanzando más de 20 000 millones de dólares para 2030. Este crecimiento se ve impulsado por mandatos gubernamentales, como PEPPOL, en regiones como Europa y Asia. Gartner
  • Expansión de PEPPOL : los países fuera de la UE, incluidos Singapur, Australia y Canadá, están adoptando cada vez más PEPPOL, y se espera que la integración aumente en más del 30 % interanual en Asia-Pacífico y América del Norte para 2025 Evaluación de tecnología
  • Mandatos gubernamentales : Para 2025, el 80 % de las empresas europeas utilicen la facturación electrónica debido a los mandatos gubernamentales vinculados a PEPPOL y marcos similares. Se prevé que el incumplimiento resulte en sanciones económicas para al menos el 25 % de las pymes (Gartner).
  • Reducción de costes : Las empresas que utilizan sistemas ERP integrados con PEPPOL registran un ahorro medio del 50-80 % por factura en comparación con el procesamiento manual. Esto equivale a un ahorro aproximado de 5 a 10 € por factura. Página de inicio meta – Servidor
  • Integración de IA y analítica : Para 2028, el 65 % de los sistemas ERP incorporen analítica basada en IA para la monitorización en tiempo real del cumplimiento de la facturación electrónica y la detección de fraudes. Esto podría reducir entre un 20 % y un 30 % los errores de cumplimiento (Gartner).
  • Alcance del mercado : Con la creciente importancia de la globalización, se espera que los ERP integrados con PEPPOL dominen más del 50% de los sistemas de comercio transfronterizo para 2030 Evaluación de tecnología
  • Impacto de la automatización : Más del 55% de las empresas con sistemas integrados de facturación electrónica y ERP informan una reducción de los tiempos de procesamiento de facturas de hasta un 70% , lo que destaca las ganancias de eficiencia meta Página de inicio – Servidor

Desafíos y soluciones

  • Estándares específicos de cada país : algunos países tienen requisitos únicos, pero el LSP de Infor garantiza la compatibilidad.
  • Soporte Parcial : Ciertos escenarios, como las solicitudes de pago por adelantado, aún están en desarrollo.

Resumen

La integración de la facturación electrónica de PEPPOL con Infor LNCE simplifica el cumplimiento normativo, reduce los gastos operativos y mejora la transparencia. La Plataforma de Servicios de Localización (LSP) de Infor constituye la base de esta conexión, garantizando que las empresas puedan aprovechar la red PEPPOL eficazmente.

Para obtener orientación detallada, incluidos los requisitos específicos del país y la configuración técnica, consulte Infor KB2270120 .

Esta integración transformadora es necesaria para mantenerse a la vanguardia de la facturación digital. Como socios de 2 innovate services, ofrecemos los servicios necesarios para implementar esta función y brindar soporte. ¡Contáctanos si estás listo para empezar!

 

Escrito por Sarra Fellah y Amit Kumar

30 de noviembre de 2024