Un gran poder conlleva una gran responsabilidad: un principio rector para una implementación exitosa de ERP

De niño, siempre me fascinaron las historias de superhéroes, y cuando escuché por primera vez la frase " Un gran poder conlleva una gran responsabilidad ", de la película Spider-Man, para mí, se convirtió en un mantra para los personajes que admiraba. En aquel entonces, no entendía el valor ni el mensaje de esta frase, pero con el tiempo, empecé a comprender que es un recordatorio para que todos usemos nuestras habilidades con sabiduría. Esta cita es un recordatorio simple pero poderoso de que quienes tienen fuerza deben proteger, quienes tienen conocimiento deben enseñar y quienes tienen recursos deben compartir.

Hoy en día, trabajo como arquitecto de soluciones en implementaciones de ERP. Soy responsable de gestionar proyectos y soluciones que impulsan el cambio y el crecimiento de las empresas. Cuanto más pienso, más me convenzo de que la frase que admiraba de niño no era solo para Spider-Man; es para todos nosotros.

Como consultores y socios en la transformación del ERP de una empresa, tenemos este "poder" en nuestras manos: el poder de la tecnología, las mejoras de procesos y el cambio estratégico. Pero este poder conlleva una enorme responsabilidad, no solo de completar nuestro trabajo, ofrecer una solución o cumplir con los requisitos, sino de hacerlo con planificación, empatía y honestidad. Estas cualidades, en conjunto, contribuyen a crear implementaciones reflexivas y centradas en el ser humano.

Hoy, en este artículo, intento explicar cómo esta cita atemporal se aplica a cada fase de la implementación de Infor LNCE. Utilizaré el ejemplo de las fases metodológicas, que utilizamos en diversas etapas del proceso de implementación típico.

Actividad Engage: Visión y responsabilidad desde el inicio

La actividad de Engage es donde comienza el viaje. Se trata de establecer objetivos claros para el proyecto y comprender su alcance. Tanto el equipo de consultoría como la organización comparten la responsabilidad de planificar, comprender el entorno actual y definir una visión para el ERP. La organización se centra en definir el resultado esperado con base en los objetivos y la estrategia comercial a largo plazo; el equipo de consultoría impulsa a la organización a pensar de forma innovadora y centrarse más en el objetivo previsto que en las funciones y características. Los socios consultores aportan su experiencia, las lecciones aprendidas y definen la metodología para impulsar prácticas líderes en la industria y lograr los resultados, mientras que el liderazgo de la organización garantiza que los objetivos se alineen con la estrategia comercial. La alineación y la participación tempranas son clave para garantizar que la implementación del ERP tenga un propósito y esté diseñada para el crecimiento a largo plazo.

Pregúntese : ¿Estamos estableciendo objetivos claros y alineando el proyecto con nuestra visión a largo plazo de crecimiento?

Fase de inicio: definición del marco y la rendición de cuentas

Una vez finalizada la actividad de involucramiento y, como resultado, el equipo consultor entrega el SOW para iniciar el proyecto, la primera fase de implementación comienza con la fase de inicio. Durante esta fase, el equipo (consultor y organización) establece el marco del proyecto y la configuración de referencia. En esta fase, el equipo elabora una hoja de ruta clara para todo el proceso de implementación. Los consultores aportan sus conocimientos para adaptar la estructura del proyecto, mientras que la organización se compromete a proporcionar los recursos y tomar decisiones oportunas. Todos los involucrados deben ser responsables del éxito a largo plazo del proyecto, garantizando que todos los elementos fundamentales estén en su lugar para una implementación fluida.

Pregúntese : ¿Estamos estableciendo una base sólida y responsable que refleje las necesidades a largo plazo del negocio?

Fase de elaboración: Diseño de la solución con responsabilidad

La fase de Elaboración se centra en la creación del diseño detallado de la solución. Durante esta fase, el equipo consultor y la organización deben colaborar estrechamente para definir cada aspecto de la solución en detalle. Ambas partes son responsables de garantizar que la solución se ajuste al resultado objetivo definido por la empresa y satisfaga sus necesidades específicas. Los consultores deben ofrecer recomendaciones personalizadas, mientras que la organización debe estar abierta a cambios en los procesos que aprovechen al máximo las capacidades del ERP.

Pregúntese: ¿Estamos diseñando una solución teniendo en mente la escalabilidad, la transparencia y la flexibilidad a largo plazo?

Fase de Construcción: Compromiso en la Construcción y Configuración

En la fase de Construcción, la solución se construye y configura según las especificaciones de diseño desarrolladas en la fase de Elaboración. Esta fase implica la configuración del software, el desarrollo de personalizaciones y la integración de sistemas según los requisitos definidos. La atención se centra en la configuración del sistema, la codificación y la migración de datos. El equipo de consultoría aplicará su experiencia técnica para garantizar que el sistema cumpla con los requisitos funcionales, a la vez que valida los puntos de integración y el flujo de datos. La función de la organización es participar activamente, garantizando la asignación de recursos para las pruebas, la retroalimentación y el perfeccionamiento del sistema. Esta fase también incluye las pruebas unitarias y la validación de cada componente para garantizar que todo funcione según lo previsto.

Pregúntese: ¿ Estamos configurando el sistema de acuerdo con las especificaciones de diseño, probándolo exhaustivamente y asegurándonos de que se alinee con las necesidades de la organización en cuanto a escalabilidad, funcionalidad y rendimiento?

Fase de Transición: Validación y Aceptación del Usuario con Empatía y Honestidad

La fase de Transición se centró principalmente en validar el sistema y garantizar la adopción exitosa por parte de los usuarios. No se trata solo de probar la tecnología, sino de preparar a las personas para el cambio. En esta fase, la empatía juega un papel crucial. Durante esta fase, los consultores trabajan en estrecha colaboración con los usuarios clave del negocio para realizar pruebas de aceptación del usuario (UAT) y el equipo capacita a los usuarios finales para garantizar que se sientan seguros y preparados para interactuar con el nuevo sistema. La retroalimentación es fundamental en este caso, y el equipo debe crear un entorno abierto para que los usuarios expresen sus inquietudes y sugerencias.

Al mismo tiempo, el equipo trabaja para la puesta en marcha oficial, asegurándose de que todas las configuraciones, migraciones de datos e integraciones necesarias estén completas y funcionen según lo previsto. El objetivo es garantizar una transición fluida con mínimas interrupciones en el entorno operativo. Tanto el equipo de consultoría como la organización deben mantener su compromiso de abordar cualquier desafío que surja tras la puesta en marcha y estar preparados para realizar los ajustes necesarios para mantener el sistema alineado con los objetivos del negocio.

Pregúntese: ¿Estamos brindando a los usuarios la capacitación y el soporte que necesitan para tener éxito? ¿Hemos probado el sistema exhaustivamente, asegurándonos de que cumple con sus expectativas y requisitos? ¿Estamos listos para continuar brindando soporte al sistema después de su lanzamiento y adaptarlo a medida que el negocio evoluciona?

Fase de optimización: Apoyo y mejora continua

La fase de optimización es donde comienza el verdadero trabajo tras la puesta en marcha. En esta fase, es fundamental garantizar que el sistema siga aportando valor como resultado predefinido y esté preparado para satisfacer cualquier nuevo requisito a medida que evoluciona el negocio. En cualquier implementación, no basta con implementar el sistema; el soporte y la supervisión continuos son esenciales para el éxito a largo plazo. En esta fase, la consultoría y la organización deben colaborar para abordar cualquier problema, ofrecer formación adicional y buscar áreas de mejora continua del sistema a medida que la empresa crece. El objetivo es tratar el sistema ERP como un activo que evoluciona en respuesta a los nuevos retos y necesidades del negocio.

Pregúntese: ¿Estamos plenamente comprometidos con la optimización del sistema, garantizando que se adapte a los desafíos futuros y siga siendo un activo valioso?

Reflexiones finales: una asociación responsable y continua

Las implementaciones de ERP conllevan muchos cambios en una organización. Si bien esto es fascinante, también puede ser desafiante y exigente. Sin embargo, estos desafíos representan una oportunidad para que las organizaciones generen cambios duraderos. Así como la frase «Un gran poder conlleva una gran responsabilidad» nos guía en nuestra vida personal, también sirve como recordatorio en el mundo de los ERP. El poder de la tecnología conlleva la responsabilidad de usarla con sabiduría, previsión, responsabilidad, empatía e integridad.

Al adoptar estos valores en cada fase de la metodología Infor, tanto los consultores como las organizaciones pueden trabajar juntos para construir no sólo un sistema ERP escalable sino también evolutivo, diseñado para satisfacer las necesidades actuales al tiempo que anticipa los desafíos del mañana y es lo suficientemente flexible para abordarlos.

Escrito por Amit Kumar

11 de noviembre de 2024