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Peppol: Standardisierung und Sicherung des grenzüberschreitenden Austauschs von Beschaffungsdokumenten und elektronischen Rechnungen für Unternehmen

In der heutigen globalen Wirtschaft expandieren Unternehmen über Ländergrenzen hinweg und arbeiten mit Kunden und Lieferanten aus verschiedenen Ländern zusammen. Stellen Sie sich einen Lieferanten aus den Niederlanden vor, der einem Kunden in Norwegen oder Großbritannien eine Rechnung stellt. Früher erfolgte dieser Prozess möglicherweise per E-Mail (PDFs), Fax oder sogar auf Papier. Dies kann zu verschiedenen Problemen führen: mangelnde Nachverfolgbarkeit, Nichteinhaltung von Rechnungslegungsvorschriften (Mehrwertsteuersätze, Standards für elektronische Rechnungsstellung usw.), Währungsdifferenzen und Zahlungsdifferenzen. All diese Probleme erhöhen das Risiko der Manipulation von Buchhaltungsdaten und somit das Betrugsrisiko. Stellen Sie sich nun vor, dieser Prozess ließe sich automatisieren: Die Rechnung wird vom System des Lieferanten erstellt und direkt an das System des Kunden gesendet, wobei die Einhaltung aller Regeln und Anforderungen überprüft wird. Hier PEPPOL an.

In diesem Artikel Sarra Fellah und Amit Kumar Agrawal detailliert auf PEPPOL ein und teilen ihre Erkenntnisse.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) bietet eine Lösung, indem es Unternehmen einen standardisierten und sicheren Weg zum grenzüberschreitenden Austausch von Beschaffungsdokumenten und elektronischen Rechnungen ermöglicht. Durch die Verwendung technischer Standards wird sichergestellt, dass die Dokumente den lokalen Vorschriften und Formaten entsprechen, wodurch grenzüberschreitende Transaktionen einfacher und effizienter gestaltet werden.

Durch die Nutzung von PEPPOL können Unternehmen den Austausch von Dokumenten wie Rechnungen einfach automatisieren, ohne sich um die unterschiedlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern kümmern zu müssen. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung, weniger Fehlern und einem effizienteren Workflow im globalen Handel.

Hauptmerkmale von PEPPOL

  • Zugangspunkte: Unternehmen nutzen zertifizierte PEPPOL-Zugangspunkte für die Netzwerkverbindung, um einen einfachen und sicheren Dokumentenaustausch zu gewährleisten. Dies ähnelt einem E-Mail-System, unterliegt jedoch strengeren Kontrollen und Standardisierungen.
  • Weltweit übernommen: Obwohl PEPPOL ursprünglich eine europäische Initiative war, haben auch Länder außerhalb der EU, wie Australien, Neuseeland und Singapur, das System für die öffentliche und private Beschaffung übernommen.
  • Standardisierung: PEPPOL verwendet die Universal Business Language (UBL) und die EN 16931-Normen, um ein einheitliches Format zu gewährleisten und so die Komplexität und den Bedarf an mehreren Formaten bei internationalen Transaktionen zu reduzieren.
  • Standardisierter Dokumentenaustausch: Er ermöglicht es Organisationen, sich über Zugangspunkte zu verbinden und so standardisierte elektronische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine sicher auszutauschen.
  • Interoperabilität: Gewährleistet eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen, unabhängig vom Anbieter oder geografischen Standort.
  • Compliance: Einhaltung der EU-Vorschriften und sicherer Datenaustausch mittels Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmechanismen.

Häufige Verwendungszwecke von PEPPOL

  • Elektronische Rechnungsstellung: Automatisierung und Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses zur Einhaltung von Vorschriften, Reduzierung von Fehlern und Beschleunigung der Zahlungszyklen.
  • Öffentliches Beschaffungswesen: Erleichterung grenzüberschreitender öffentlicher Beschaffungsaktivitäten im Einklang mit den EU-Richtlinien.
  • Supply Chain Management: Effizienter Austausch von Geschäftsdokumenten entlang der gesamten Lieferkette.

Vorteile von PEPPOL

Die wichtigsten Vorteile von PEPPOL lassen sich in finanzielle Vorteile und Systemvorteile unterteilen.

Finanzielle Vorteile

  • Die Zuverlässigkeit der Rechnungslegungs- und Finanzdaten muss gewährleistet sein: Dies ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Vertrauens der Stakeholder, einschließlich Investoren, Aufsichtsbehörden und internen Entscheidungsträgern.
  • Die Überwachungs- und Kontrollprozesse werden vereinfacht: Routineprüfungen und Abstimmungen werden automatisiert. Zudem wird die Datenintegrität durch die Reduzierung von Lücken und Schwachstellen in den Finanzworkflows sichergestellt.
  • Menschliche Eingriffe werden minimiert und dadurch das Fehlerrisiko reduziert: Automatisierte Arbeitsabläufe beschleunigen wiederkehrende Aufgaben und ermöglichen es dem Buchhaltungsteam, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Zudem wird der manuelle Aufwand und somit die absichtliche Datenmanipulation eingeschränkt.

Systemvorteile

  • Vermeiden Sie Änderungsanforderungen: Viele Unternehmen beauftragen ihre ERP-Berater mit spezifischen Anpassungen des Rechnungsformats an bestimmte Standards, was Zeit- und Kostenverluste verursacht. PEPPOL verwendet die Universal Business Language (UBL) und die Norm EN 16931, um ein einheitliches Format zu gewährleisten und so die Komplexität und den Bedarf an mehreren Formaten bei internationalen Transaktionen zu reduzieren.
  • Entlastung des ERP-Systems: Durch Outsourcing wird die Last des ERP-Systems reduziert, indem Abrechnungsprozesse an eine spezialisierte Anwendung ausgelagert werden. Dies kann die Bearbeitungszeiten und die Effizienz des ERP-Systems verbessern.
  • Schaffen Sie eine sichere und flexible Verbindung zu Ihren Kunden: PEPPOL verbessert die Echtzeitkommunikation durch den 24/7-Zugriff auf deren Rechnungsdokumente. Zudem werden rollenbasierte Zugriffskontrollen eingesetzt, um Kundendaten zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen oder sie ändern können.

Infor LNCE und PEPPOL: Die Integration

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, die CloudSuites von Infor) verbindet sich über die Infor Localisation Services Platform (LSP) . Diese Integration nutzt das PEPPOL- Vier-Ecken-Modell für den Dokumentenaustausch und umfasst Folgendes:

  1. Ihr Unternehmen (der Absender).
  2. Der Empfänger (Handelspartner).
  3. Der Zugangspunkt Ihres Unternehmens (Infor LSP).
  4. Zugangspunkt des Empfängers (über PEPPOL).

Durch diese Konfiguration gewährleistet Infor LNCE die reibungslose elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen, unabhängig von ihrem ERP-Anbieter, sofern beide Parteien bei PEPPOL registriert sind. So funktioniert es:

  • Zugangspunktverbindung : Der Zugangspunkt ermöglicht den Austausch von elektronischen Dokumenten wie elektronischen Rechnungen und prüft diese vor der Übermittlung anhand der PEPPOL-Standards.
  • PEPPOL-Verzeichnissuche : Das PEPPOL-Verzeichnis (abrufbar unter PEPPOL-Verzeichnis ) enthält eine Liste registrierter Benutzer und deren Möglichkeiten zum Empfang von Dokumenten. Über dieses Verzeichnis können Handelspartner: Prüfen, ob ein Partner an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen ist. Ermitteln, welche Arten von Dokumenten (z. B. elektronische Rechnungen) ein Partner empfangen kann.
  • Compliance und Standardisierung : Die Infor Localisation Services Platform stellt sicher, dass Dokumente sowohl den PEPPOL- als auch den regionalen regulatorischen Anforderungen entsprechen, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung reduziert wird.
  • Optimierte Integration : Infor LN-Benutzer können geschäftskritische Dokumente wie E-Rechnungen direkt über das PEPPOL-Netzwerk senden und empfangen, ohne dass zusätzliche Middleware oder manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Wichtige Schritte für die PEPPOL-E-Rechnungsstellung in Infor LNCE

  • Erstellen und buchen Sie eine Rechnung. Generieren Sie eine XML-Rechnung in der zentralen Rechnungsstellung (cisli3600m000) . Stellen Sie sicher, dass die XML-Generierung in der „Rechnungsparameter“ (cisli0100m000) .
  • Senden Sie die Rechnung an ION und LSP. Eine Sync.Invoice BOD wird an die Infor ION- Plattform und anschließend an LSP übermittelt, wodurch die Umwandlung in eine JSON-Datei .
  • Validierung und Adressabfrage. Die JSON-Datei wird mithilfe des PEPPOL Service Metadata Provider (SMP) , um die Fähigkeiten des Empfängers zu prüfen. Der Endpunkt des Empfängers wird anschließend im Service Metadata Locator (SML) -Verzeichnis ermittelt.
  • Sicherer Dokumentenaustausch Nach der Validierung wird das Dokument über Zugriffspunkte an den Empfänger gesendet, wo es in dessen System zugänglich wird.

Unterstützte Szenarien

  • Die PEPPOL-Integration unterstützt eine Reihe von E-Rechnungsfunktionen, darunter Standard-E-Rechnungen, Retouren/Gutschriften, Ratenzahlungen (direkte und indirekte Abrechnungen) sowie Kosten-/Gebührenrechnungen.
  • Einige Szenarien, wie z. B. Vorauszahlungsanforderungen oder bestimmte Gutschriften, werden derzeit nicht unterstützt, werden aber in Zukunft berücksichtigt.

Analysen und Trends

  • Globales Wachstum im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung : Laut Gartner wird der globale Markt für elektronische Rechnungsstellung von 2023 bis 2030 durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 17 % 20 Milliarden US-Dollar . Dieses Wachstum wird durch staatliche Vorgaben wie PEPPOL in Regionen wie Europa und Asien angetrieben .
  • PEPPOL-Expansion : Länder außerhalb der EU, darunter Singapur, Australien und Kanada, setzen zunehmend auf PEPPOL. Bis 2025 wird mit einer jährlichen Integration von über 30 % im asiatisch-pazifischen Raum und in Nordamerika Technologiebewertung
  • Staatliche Vorgaben : Bis 2025 80 % der europäischen Unternehmen Gartner prognostiziert, dass die Nichteinhaltung für mindestens 25 % der KMU
  • Kostenreduzierung : Unternehmen, die PEPPOL-integrierte ERP-Systeme nutzen, berichten von durchschnittlichen Kosteneinsparungen von 50–80 % pro Rechnung im Vergleich zur manuellen Bearbeitung. Dies entspricht Einsparungen von ca. 5–10 € pro Rechnung .
  • Integration von KI und Analytik : Bis 2028 65 % der ERP-Systeme KI-gestützte Analytik zur Echtzeitüberwachung der Einhaltung von Vorschriften für elektronische Rechnungen und zur Betrugserkennung einsetzen. Dies könnte laut Gartner Reduzierung von Compliance-Fehlern um 20–30 %
  • Marktreichweite : Angesichts der zunehmenden Bedeutung der Globalisierung wird erwartet, dass PEPPOL-integrierte ERP-Systeme bis 2030 50 % der grenzüberschreitenden Handelssysteme Technologiebewertung
  • Auswirkungen der Automatisierung : Über 55 % der Unternehmen 70 % reduzierten Rechnungsverarbeitungszeiten , was die Effizienzgewinne unterstreicht. (Meta-Homepage – Server)

Herausforderungen und Lösungen

  • Länderspezifische Standards : Einige Länder haben besondere Anforderungen, aber der LSP von Infor gewährleistet die Kompatibilität.
  • Teilweise Unterstützung : Bestimmte Szenarien, wie z. B. Vorauszahlungsanträge, werden noch entwickelt.

Zusammenfassung

Die Integration der PEPPOL-E-Rechnungsstellung mit Infor LNCE vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften, reduziert den Betriebsaufwand und erhöht die Transparenz. Die Infor Localisation Services Platform (LSP) bildet das Rückgrat dieser Verbindung und ermöglicht es Unternehmen, das PEPPOL-Netzwerk effektiv zu nutzen.

Für detaillierte Anleitungen, einschließlich länderspezifischer Anforderungen und technischer Einrichtung, verweisen wir auf Infor KB2270120 .

Diese grundlegende Integration ist unerlässlich, um im Bereich der digitalen Rechnungsstellung wettbewerbsfähig zu bleiben. Als Partner von 2 innovate services bieten wir Ihnen die notwendigen Dienstleistungen zur Implementierung dieser Funktion sowie den entsprechenden Support. Melden Sie sich bei uns, wenn Sie bereit sind, loszulegen!

 

Verfasst von Sarra Fellah und Amit Kumar

30. November 2024