Basura entra, desastre sale: la gobernanza de la limpieza

(Parte 2 de la serie “El manual de la migración”)

En la primera parte, tomamos la decisión estratégica de empezar de cero, dejando atrás el lastre del pasado para construir un ERP moderno y eficiente. Decidimos dejar de mirar hacia atrás y empezar a mirar hacia adelante.

Ahora nos enfrentamos a la realidad de esa decisión. Hemos definido qué mover (Pedidos abiertos, Artículos activos), pero no hemos analizado cómo moverlo sin contaminar el nuevo entorno.

En todos estos años he aprendido una dura verdad que repito como un mantra: la migración de datos no es una tarea específica del departamento de TI.

Si asignas la limpieza de datos a tu departamento de TI, tu proyecto ya está condenado al fracaso. El equipo de TI sabe cómo mover datos de la columna A a la columna B mediante scripts. Pero TI desconoce que el Cliente 1001 quebró la semana pasada, o que el proveedor del Artículo X cambió de Italia a Vietnam, lo que requiere un código fiscal y un plazo de entrega completamente diferentes.

Este artículo trata sobre la gobernanza de la limpieza de datos. Se trata de transformar la fase de migración, pasando de ser una carga técnica a una oportunidad estratégica para el enriquecimiento de datos y la formación de usuarios.

El cambio de mentalidad: De la limpieza al enriquecimiento

El método tradicional de migración es lo que llamamos "levantar y trasladar": se toman los datos heredados, se depuran ligeramente (se eliminan los duplicados obvios) y se transfieren al nuevo sistema. Esto representa una enorme oportunidad desaprovechada.

Tu nuevo sistema ERP Cloudsuite es un Ferrari comparado con el sistema antiguo del que probablemente estás migrando. Tiene campos, lógica y dimensiones que tu antiguo sistema nunca tuvo. Si tratas la migración como un simple copiar y pegar, básicamente estás instalando un motor de Fiat 500 en un chasis de Ferrari.

Enriquecer, no solo copiar

Si simplemente asigna Legacy_Name a NewERP_Name, estará perjudicando el nuevo sistema. La fase de migración es el único momento en los próximos 10 años en el que tendrá el presupuesto, la atención y el mandato ejecutivo para enriquecer sus datos maestros.

Esta es la diferencia entre limpieza y enriquecimiento:

• Limpieza: Eliminar clientes duplicados y corregir errores tipográficos en las direcciones. Esto es lo mínimo indispensable.
• Enriquecimiento: Utilizar la migración para completar nuevos campos que impulsen la lógica empresarial moderna.

Tomemos como ejemplo Infor LN . Su sistema anterior podría tratar a un proveedor simplemente como un nombre y una dirección. Infor LN lo trata como una entidad compleja con un socio comercial financiero , un origen de envío , un destino de envío y un destinatario de pago . Solicita códigos de alerta (advertencias de crédito) y condiciones de pago que activan flujos de trabajo automatizados.

Esta es tu oportunidad. No te limites a copiar la dirección. Aprovecha este momento para categorizar tus artículos y así facilitar un mejor análisis futuro. Redefine tus grupos de artículos para que se ajusten a tus necesidades actuales de informes, no a las que tenías en 2005.

La plantilla como herramienta didáctica

Este es el aspecto más subestimado de cualquier proyecto ERP y un arma secreta para una gestión del cambio exitosa.

La mayoría de los consultores consideran la plantilla de migración (generalmente un archivo Excel complejo) como una necesidad técnica.
Se la envían por correo electrónico al usuario con el siguiente mensaje: « Complete este formulario antes de esta fecha límite».

Esto es un desastre anunciado.
El usuario abre el archivo, ve 50 columnas con nombres como tccom100.nama o tcibd001.citg, entra en pánico y lo llena de basura solo para hacer desaparecer los errores de validación. Considera la plantilla como un formulario burocrático que hay que sellar y olvidar.

La metodología del vínculo humano

En mi experiencia, el taller de plantillas se ha convertido casi en un ritual. El consultor se sienta con el gerente de almacén, el comprador o el jefe de contabilidad, y repasamos la plantilla columna por columna.

Transformamos esta sesión, que inicialmente se limitaba a la introducción de datos, en una oportunidad de formación .

Cuando el gerente del almacén pregunta: Andrea, ¿por qué hay una columna para "Tipo de ubicación"? Simplemente colocamos los palets donde haya espacio.
Ese es el momento de explicar: Si definimos ahora las ubicaciones de "Almacenamiento a granel" y "Recogida", Infor LN puede generar misiones de reabastecimiento para sus conductores de montacargas antes de que la zona de recogida se quede sin mercancía.

El resultado estratégico:

1. Educación temprana: el usuario aprende la terminología de Infor LN antes incluso de ver una pantalla. Comprende el modelo de datos intelectualmente antes de navegar por él visualmente.
2. Colaboración: el usuario comprende que no estoy aquí para imponer un sistema, sino para traducir su realidad empresarial al nuevo motor. Esto fortalece el vínculo humano, la confianza que salvará el proyecto durante los estresantes días de la puesta en marcha.
3. Sentido de pertenencia: al comprender la importancia del campo, se preocupan por lo que escriben en él. Dejan de tratar la celda como un simple contenedor y comienzan a considerarla como una decisión.

La regla de la firma comercial

¿Quién aprueba los datos? En muchos proyectos fallidos, tanto el departamento de TI interno como el equipo técnico del proveedor (o socio) ejecutan el script, ven "0 errores" y declaran la victoria. Luego, el primer día, las facturas se envían a direcciones equivocadas y los transportistas se quedan atascados en la puerta.
Hay una regla de oro en este negocio: la empresa es la dueña de los datos.

Impongo un estricto protocolo de gobernanza que al principio asusta a muchos usuarios, pero que al final protege a todos:

1. Extracción: el módulo técnico extrae los datos heredados y los incorpora a la plantilla de preparación.
2. Enriquecimiento: el usuario clave (por ejemplo, el gerente de ventas) revisa, limpia y agrega la información faltante.
3. La firma: el usuario clave debe validar los datos y confirmar que podemos pasar al siguiente paso.

Si no confirman, no cargamos.
Esto cambia la carga psicológica.
El usuario deja de pensar que el sistema está mal y empieza a pensar que necesita asegurarse de que sus datos sean correctos.

El imperativo de la IA: Por qué el concepto de "suficientemente bueno" ha muerto

En 2015, tener algunos clientes duplicados o artículos con peso faltante era molesto. En 2026, es fatal.

Estamos entrando en la era de la IA agencial y la IA informativa genómica. Estas herramientas interpretan patrones y significado semántico.

• El escenario: usted le pide a Infor GenAI que prediga mi riesgo de desabastecimiento para el próximo mes.
• La cruda realidad de los datos: has migrado plazos de entrega antiguos de 2019 que ya no son válidos, o tienes códigos de artículos duplicados donde uno tiene existencias y el otro no.
• El resultado: la IA detecta patrones contradictorios. Te recomienda comprar acciones que no necesitas o, peor aún, te dice que estás a salvo cuando estás a punto de quedarte sin ellas.

frase «Si introduces basura, obtendrás un desastre» ya no es una metáfora. Si tus datos no están limpios, tu costosa inversión en IA será inútil. La migración es tu mejor filtro. Si un registro no está lo suficientemente limpio como para integrarse en la plantilla, no merece formar parte de tu futuro preparado para la IA. Déjalo atrás.

Según Gartner, la mala calidad de los datos es la principal causa del 40 % de las iniciativas empresariales fallidas. En la era de la IA, este impacto se ve amplificado porque los modelos magnifican los sesgos y errores existentes en el conjunto de datos.

Fuente: Gartner – Soluciones de calidad de datos

La base está establecida

Tenemos la estrategia (definida). Tenemos los datos limpios (enriquecidos y aprobados).

Ahora, necesitamos transferir los bits y bytes. Pero ojo: tener un archivo de Excel limpio no es lo mismo que tener datos en el sistema.

En la siguiente parte, saldremos de la sala de reuniones y entraremos en la sala de máquinas. Hablaremos de las herramientas de migración, de la (DAL) , y de cómo gestionar los inevitables "falsos positivos" que aterrorizan a los inexpertos.

Escrito por Andrea Guaccio 

18 de marzo de 2025