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Peppol: Estandarización y seguridad en la forma en que las empresas intercambian documentos de compras y facturas electrónicas a través de las fronteras

En la economía global actual, las empresas se expanden internacionalmente y trabajan con clientes y proveedores de diferentes países. Imaginemos un proveedor de los Países Bajos que envía una factura a un cliente en Noruega o el Reino Unido. Antes, este proceso podía implicar el envío de archivos PDF por correo electrónico, fax o incluso papel. Esto podía generar diversos problemas: falta de trazabilidad, incumplimiento de la normativa contable y financiera (tipos de IVA, estándares de facturación electrónica, etc.), diferencias cambiarias y diferencias en los métodos de pago. Todos estos problemas aumentan el riesgo de manipulación de datos contables y, por consiguiente, el riesgo de fraude. Ahora bien, ¿qué pasaría si ese mismo proceso pudiera automatizarse, de modo que la factura se generara en el sistema del proveedor y se enviara directamente al sistema del cliente, validando que se cumplen todas las normas y requisitos? Aquí es donde entra en juego PEPPOL

En este artículo, Sarra Fellah y Amit Kumar Agrawal profundizan en los detalles de PEPPOL y comparten sus puntos de vista.

PEPPOL (Contratación Pública Paneuropea en Línea) ofrece una solución al proporcionar un método estandarizado y seguro para que las empresas intercambien documentos de contratación y facturas electrónicas a nivel internacional. Utiliza estándares técnicos para garantizar que los documentos cumplan con las normativas y formatos locales, lo que simplifica y agiliza las transacciones transfronterizas.

Mediante PEPPOL, las empresas pueden automatizar fácilmente el intercambio de documentos como facturas, sin preocuparse por las diferentes normativas de cada país. Esto se traduce en un procesamiento más rápido, menos errores y un flujo de trabajo más eficiente para el comercio internacional.

Características clave de PEPPOL

  • Puntos de acceso: Las empresas utilizan puntos de acceso PEPPOL certificados para conectarse a la red, lo que garantiza un intercambio de documentos fácil y seguro. Es similar a un sistema de correo electrónico, pero con controles y estandarización más estrictos.
  • Adopción global: Aunque inicialmente fue una iniciativa europea, países fuera de la UE, como Australia, Nueva Zelanda y Singapur, han adoptado PEPPOL para la contratación pública y privada.
  • Estandarización: PEPPOL utiliza el Lenguaje Comercial Universal (UBL) y las normas EN 16931 para garantizar un formato común, reduciendo la complejidad y la necesidad de múltiples formatos en las transacciones internacionales.
  • Intercambio de documentos estándar: Permite a las organizaciones conectarse a través de puntos de acceso, lo que les posibilita intercambiar de forma segura documentos electrónicos estandarizados, como facturas, órdenes de compra y albaranes.
  • Interoperabilidad: Garantiza una comunicación fluida entre diferentes sistemas y aplicaciones, independientemente de los proveedores o la ubicación geográfica.
  • Cumplimiento normativo: Cumplimiento de la normativa de la UE e intercambio seguro de datos mediante mecanismos de cifrado y autenticación.

Usos comunes de PEPPOL

  • Facturación electrónica: Automatizar y optimizar el proceso de facturación para cumplir con las normativas, reducir errores y agilizar los ciclos de pago.
  • Contratación pública: Facilitar las actividades de contratación pública transfronterizas de conformidad con las directivas de la UE.
  • Gestión de la cadena de suministro: Intercambio eficiente de documentos comerciales a lo largo de la cadena de suministro.

Beneficios de PEPPOL

Las principales ventajas de PEPPOL se pueden agrupar en ventajas financieras y ventajas de sistema.

Ventajas financieras

  • Garantizar la fiabilidad de los datos contables y financieros es fundamental para mantener la confianza de las partes interesadas, incluidos los inversores, los reguladores y los responsables de la toma de decisiones internas.
  • Simplifica los procesos de seguimiento y control: las comprobaciones rutinarias y la conciliación se automatizarán. Además, garantiza la integridad de los datos al reducir las deficiencias y vulnerabilidades en los flujos de trabajo financieros.
  • Minimizar la intervención humana y, por lo tanto, reducir el riesgo de errores: los flujos de trabajo automatizados agilizan las tareas repetitivas y permiten que el equipo de contabilidad se centre en actividades de valor añadido. Además, limita la intervención manual y, por consiguiente, la manipulación intencionada de datos.

Ventajas del sistema

  • Evite las solicitudes de cambio: muchas empresas solicitan a sus consultores de ERP que realicen desarrollos específicos para adaptar el formato de facturación a estándares concretos, lo que genera pérdidas de tiempo y dinero. PEPPOL utiliza el Lenguaje Comercial Universal (UBL) y los estándares EN 16931 para garantizar un formato común, reduciendo la complejidad y la necesidad de múltiples formatos en las transacciones internacionales.
  • Reducción de la carga en el ERP: La externalización reduce la carga en el ERP al delegar los procesos de facturación a una aplicación especializada. Esto puede mejorar los tiempos de procesamiento y la eficiencia del ERP.
  • Establezca una conexión segura y ágil con sus clientes: PEPPOL optimiza la comunicación en tiempo real al brindar acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a sus documentos de facturación. Además, utiliza controles de acceso basados ​​en roles, lo que permite proteger los datos de los clientes al garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ellos o modificarlos.

Infor LNCE y PEPPOL: La integración

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, la suite en la nube de Infor) se conecta a la red PEPPOL a través de la plataforma de servicios de localización (LSP) de Infor. Esta integración aprovecha el modelo de cuatro esquinas para el intercambio de documentos, que incluye:

  1. Su empresa (el remitente).
  2. El destinatario (socio comercial).
  3. Punto de acceso de su empresa (Infor LSP).
  4. El punto de acceso del destinatario (a través de PEPPOL).

Mediante esta configuración, Infor LNCE garantiza una facturación electrónica fluida para las empresas, independientemente de su proveedor de ERP, siempre que ambas partes estén registradas en PEPPOL. Así es como funciona:

  • Conexión al punto de acceso: El punto de acceso facilita el intercambio de documentos electrónicos, como facturas electrónicas, validándolos según los estándares PEPPOL antes de su transmisión.
  • Consulta del directorio PEPPOL: El directorio PEPPOL (accesible en Directorio PEPPOL) contiene una lista de usuarios registrados y sus capacidades de recepción de documentos. A través de este directorio, los socios comerciales pueden: Verificar si un socio está conectado a la red PEPPOL. Identificar los tipos de documentos (por ejemplo, facturas electrónicas) que un socio puede recibir.
  • Cumplimiento y estandarización: La plataforma de servicios de localización de Infor garantiza que los documentos cumplan tanto con la normativa PEPPOL como con los requisitos reglamentarios regionales, reduciendo así el riesgo de incumplimiento.
  • Integración simplificada: Los usuarios de Infor LN pueden enviar y recibir documentos críticos para el negocio, como facturas electrónicas, directamente a través de la red PEPPOL sin necesidad de software intermedio adicional ni intervención manual.

Pasos clave para la facturación electrónica PEPPOL en Infor LNCE

  • Crear y contabilizar una factura. Genere una factura XML en Facturación central (cisli3600m000). Asegúrese de que la generación de XML esté habilitada en la Parámetros de facturación (cisli0100m000) .
  • Enviar factura a ION y LSP Un Sync.Invoice BOD se transmite a la Infor ION y luego a LSP, lo que activa la transformación en un archivo JSON compatible con los estándares PEPPOL.
  • Validación y consulta de direcciones. El archivo JSON se valida mediante el proveedor de metadatos de servicio (SMP) para comprobar las capacidades del destinatario. A continuación, se identifica el punto final del destinatario en el del localizador de metadatos de servicio (SML) .
  • Intercambio seguro de documentos. Una vez validado, el documento se envía a través de los puntos de acceso al destinatario, donde se vuelve accesible en su sistema.

Escenarios compatibles

  • La integración de PEPPOL admite una variedad de funcionalidades de facturación electrónica, incluidas facturas electrónicas estándar, devoluciones de pedidos de venta / notas de crédito a plazos (liquidaciones directas e indirectas) y facturas de costos/cargos
  • Algunos escenarios, como las solicitudes de pago por adelantado o ciertas notas de crédito, actualmente no son compatibles, pero se tendrán en cuenta en el futuro.

Análisis y tendencias

  • Crecimiento global de la facturación electrónica : Según Gartner, se prevé que el mercado global de facturación electrónica crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 17 % entre 2023 y 2030, alcanzando más de 20 mil millones de dólares para 2030. Este crecimiento se ve impulsado por mandatos gubernamentales, como la PEPPOL, en regiones como Europa y Asia.
  • Expansión de PEPPOL: Países fuera de la UE, incluidos Singapur, Australia y Canadá, están adoptando cada vez más PEPPOL, y se espera que la integración aumente en más del 30 % anual en Asia-Pacífico y América del Norte para 2025. Evaluación de la tecnología
  • Mandatos gubernamentales: Para 2025, el 80 % de las empresas en Europa utilicen la facturación electrónica debido a los mandatos gubernamentales vinculados a PEPPOL y marcos similares. Se prevé que el incumplimiento resulte en sanciones financieras para al menos el 25 % de las pymes (Gartner).
  • Reducción de costes: Las empresas que utilizan sistemas ERP integrados con PEPPOL reportan un ahorro promedio de entre el 50 % y el 80 % por factura en comparación con el procesamiento manual. Esto equivale a un ahorro aproximado de entre 5 y 10 € por factura. Página de inicio – Servidor
  • Integración de IA y análisis: Para 2028, el 65 % de los sistemas ERP incorporen análisis basados ​​en IA para el monitoreo en tiempo real del cumplimiento de la facturación electrónica y la detección de fraudes. Esto podría conducir a una reducción del 20-30 % en los errores de cumplimiento (Gartner).
  • Alcance de mercado: Con la creciente importancia de la globalización, se espera que los sistemas ERP integrados con PEPPOL dominen más del 50 % de los sistemas de comercio transfronterizo para 2030. Evaluación de la tecnología.
  • Impacto de la automatización: Más del 55 % de las empresas con sistemas integrados de facturación electrónica y ERP reportan tiempos de procesamiento de facturas reducidos hasta en un 70 %, lo que destaca las ganancias de eficiencia . Página de inicio – Servidor

Desafíos y soluciones

  • Normas específicas de cada país: Algunos países tienen requisitos únicos, pero el proveedor de servicios lingüísticos (LSP) de Infor garantiza la compatibilidad.
  • Soporte parcial: Algunos escenarios, como las solicitudes de pago por adelantado, aún están en desarrollo.

Resumen

La integración de la facturación electrónica de PEPPOL con Infor LNCE simplifica el cumplimiento normativo, reduce los costes operativos y mejora la transparencia. La plataforma de servicios de localización (LSP) de Infor proporciona la infraestructura necesaria para esta conexión, garantizando que las empresas puedan aprovechar la red PEPPOL de forma eficaz.

Para obtener información detallada, incluidos los requisitos específicos de cada país y la configuración técnica, consulte el artículo KB2270120 de Infor.

Esta integración transformadora es esencial para mantenerse a la vanguardia en la facturación digital. Como partners 2 innovate Services, podemos ofrecerle los servicios necesarios para implementar esta función y brindarle soporte. ¡Háganos saber si está listo para comenzar!

 

Escrito por Sarra Fellah y Amit Kumar 

30 de noviembre de 2024