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Peppol : Normaliser et sécuriser les échanges transfrontaliers de documents d'approvisionnement et de factures électroniques entre entreprises

Dans l'économie mondialisée actuelle, les entreprises se développent à l'international et collaborent avec des clients et des fournisseurs de différents pays. Prenons l'exemple d'un fournisseur néerlandais envoyant une facture à un client en Norvège ou au Royaume-Uni. Auparavant, ce processus impliquait l'envoi de fichiers PDF par e-mail, par fax, voire l'utilisation de documents papier. Ces méthodes pouvaient engendrer divers problèmes : manque de traçabilité, non-conformité aux réglementations comptables et financières (taux de TVA, normes de facturation électronique, etc.), différences de change et écarts de paiement. Tous ces problèmes augmentent le risque de manipulation des données comptables et, par conséquent, le risque de fraude. Imaginons maintenant que ce même processus puisse être automatisé : la facture serait générée par le système du fournisseur et directement envoyée au système du client, après vérification de la conformité aux règles et exigences. C'est là qu'intervient PEPPOL

Dans cet article, Sarra Fellah et Amit Kumar Agrawal analysent en profondeur les détails et le PEPPOL et partagent leurs points de vue.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) offre une solution standardisée et sécurisée permettant aux entreprises d'échanger des documents de marchés publics et des factures électroniques au-delà des frontières. Grâce à des normes techniques, les documents sont conformes aux réglementations et formats locaux, ce qui simplifie et optimise les transactions transfrontalières.

Grâce à PEPPOL, les entreprises peuvent facilement automatiser l'échange de documents tels que les factures, sans se soucier des différences de réglementation selon les pays. Il en résulte un traitement plus rapide, moins d'erreurs et un flux de travail plus fluide pour le commerce international.

Caractéristiques principales du PEPPOL

  • Points d'accès : Les entreprises utilisent des points d'accès PEPPOL certifiés pour se connecter au réseau, garantissant ainsi un échange de documents simple et sécurisé. Ce système est similaire à un système de messagerie électronique, mais avec des contrôles et une standardisation plus stricts.
  • Adoption mondiale : Bien qu’il s’agisse initialement d’une initiative européenne, des pays hors de l’UE, comme l’Australie, la Nouvelle-Zélande et Singapour, ont adopté PEPPOL pour les marchés publics et privés.
  • Normalisation : PEPPOL utilise les normes Universal Business Language (UBL) et EN 16931 pour garantir un format commun, réduisant ainsi la complexité et le besoin de formats multiples dans les transactions internationales.
  • Échange de documents standardisés : Il permet aux organisations de se connecter via des points d’accès, leur permettant d’échanger en toute sécurité des documents électroniques standardisés tels que des factures, des bons de commande et des bons de livraison.
  • Interopérabilité : assure une communication fluide entre différents systèmes et applications, quels que soient les fournisseurs ou la situation géographique.
  • Conformité : Respect de la réglementation européenne et sécurisation des échanges de données grâce à des mécanismes de chiffrement et d'authentification.

Utilisations courantes du PEPPOL

  • Facturation électronique : Automatisation et rationalisation du processus de facturation afin de se conformer à la réglementation, de réduire les erreurs et d’accélérer les cycles de paiement.
  • Marchés publics : faciliter les activités de marchés publics transfrontaliers conformément aux directives de l'UE.
  • Gestion de la chaîne d'approvisionnement : échange efficace de documents commerciaux tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Avantages du PEPPOL

Les principaux avantages de PEPPOL peuvent être regroupés en avantages financiers et avantages systémiques.

Avantages financiers

  • Garantir la fiabilité des données comptables et financières : c'est essentiel pour maintenir la confiance des parties prenantes, notamment les investisseurs, les organismes de réglementation et les décideurs internes.
  • Simplifiez les processus de surveillance et de contrôle : les vérifications et rapprochements de routine seront automatisés. Cela garantit également l’intégrité des données en réduisant les lacunes et les vulnérabilités dans les flux de travail financiers.
  • Minimiser l'intervention humaine permet de réduire les risques d'erreurs : les flux de travail automatisés accélèrent les tâches répétitives et permettent à l'équipe comptable de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée. Ils limitent également l'intervention manuelle et, par conséquent, la manipulation intentionnelle des données.

Avantages du système

  • Évitez les demandes de modification : de nombreuses entreprises sollicitent leurs consultants ERP pour effectuer des développements spécifiques afin d’adapter le format de facturation à des normes particulières, ce qui engendre des pertes de temps et d’argent. PEPPOL utilise les normes UBL (Universal Business Language) et EN 16931 pour garantir un format commun, réduisant ainsi la complexité et le besoin de formats multiples pour les transactions internationales.
  • Réduisez la charge de votre ERP : l’externalisation allège la charge de votre ERP en confiant les processus de facturation à une application spécialisée. Cela peut améliorer les délais de traitement et l’efficacité de votre ERP.
  • Établissez une connexion sécurisée et fluide avec vos clients : PEPPOL améliore la communication en temps réel en leur offrant un accès permanent à leurs factures. La plateforme utilise également un contrôle d’accès basé sur les rôles, garantissant ainsi la protection des données clients et assurant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder ou les modifier.

Infor LNCE et PEPPOL : L’intégration

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, la suite Cloud d'Infor) se connecte au réseau PEPPOL via la plateforme de services de localisation Infor (LSP). Cette intégration exploite le modèle à quatre points d'appui pour l'échange de documents, impliquant :

  1. Votre entreprise (l'expéditeur).
  2. Le destinataire (partenaire commercial).
  3. Point d'accès de votre entreprise (Infor LSP).
  4. Point d'accès du destinataire (via PEPPOL).

Grâce à cette configuration, Infor LNCE garantit une facturation électronique fluide aux entreprises, quel que soit leur fournisseur ERP, à condition que les deux parties soient enregistrées auprès de PEPPOL. Voici comment cela fonctionne :

  • Connexion au point d'accès: Le point d'accès facilite l'échange de documents électroniques tels que les factures électroniques, en les validant par rapport aux normes PEPPOL avant transmission.
  • Répertoire PEPPOL : Le répertoire PEPPOL (accessible à l’adresse Répertoire PEPPOL) contient la liste des utilisateurs enregistrés et leurs capacités de réception de documents. Grâce à ce répertoire, les partenaires commerciaux peuvent : vérifier si un partenaire est connecté au réseau PEPPOL ; identifier les types de documents (par exemple, les factures électroniques) qu’un partenaire peut recevoir.
  • Conformité et normalisation: La plateforme de services de localisation Infor garantit que les documents répondent aux exigences réglementaires PEPPOL et régionales, réduisant ainsi le risque de non-conformité.
  • Intégration simplifiée: les utilisateurs d'Infor LN peuvent envoyer et recevoir des documents essentiels à leur activité, comme les factures électroniques, directement via le réseau PEPPOL sans logiciel intermédiaire supplémentaire ni intervention manuelle.

Étapes clés de la facturation électronique PEPPOL dans Infor LNCE

  • Créez et enregistrez une facture. Générez une facture XML dans la facturation centrale (cisli3600m000). Assurez-vous que la génération XML est activée dans la Paramètres de facturation (cisli0100m000) .
  • Envoi de la facture à ION et LSP Un BOD Sync.Invoice est transmis à la Infor ION puis à LSP, déclenchant la transformation en un fichier JSON compatible avec les normes PEPPOL.
  • Validation et requête d'adresse. Le fichier JSON est validé à l'aide du fournisseur de métadonnées de service PEPPOL (SMP) afin de vérifier les capacités du destinataire. Le point de terminaison du destinataire est ensuite identifié dans le du localisateur de métadonnées de service (SML) .
  • Échange sécurisé de documents Une fois validé, le document est envoyé via des points d'accès au destinataire, où il devient accessible dans son système.

Scénarios pris en charge

  • L'intégration PEPPOL prend en charge un large éventail de fonctionnalités de facturation électronique, notamment les factures électroniques standard, les retours de commandes/avoirs, les échéances (règlements directs et indirects) et les factures de frais
  • Certains scénarios, comme les demandes de paiement anticipé ou certains avoirs, ne sont actuellement pas pris en charge, mais seront envisagés à l'avenir.

Analyses et tendances

  • Croissance mondiale de la facturation électronique : Selon Gartner, le marché mondial de la facturation électronique devrait croître à un TCAC de 17 % entre 2023 et 2030, pour atteindre plus de 20 milliards de dollars d’ici 2030. Cette croissance est alimentée par les réglementations gouvernementales, telles que PEPPOL, dans des régions comme l’Europe et l’Asie .
  • Expansion de PEPPOL : Les pays hors UE, notamment Singapour, l’Australie et le Canada, adoptent de plus en plus PEPPOL, et son intégration devrait augmenter de plus de 30 % par an en Asie-Pacifique et en Amérique du Nord d’ici 2025. Évaluation technologique
  • Obligations gouvernementales: D’ici 2025, 80 % des entreprises européennes devraient utiliser la facturation électronique en raison des obligations gouvernementales liées à PEPPOL et à des cadres réglementaires similaires. Le non-respect de ces obligations devrait entraîner des sanctions financières pour au moins 25 % des PME (Gartner).
  • Réduction des coûts : Les entreprises utilisant des ERP intégrant PEPPOL constatent une économie moyenne de 50 à 80 % par facture par rapport au traitement manuel. Cela représente une économie d’environ 5 à 10 € par facture. Page d’accueil – Serveur
  • Intégration de l'IA et de l'analytique : D'ici 2028, 65 % des systèmes ERP devraient intégrer l'analytique pilotée par l'IA pour le suivi en temps réel de la conformité de la facturation électronique et la détection des fraudes. Cela pourrait entraîner une réduction de 20 à 30 % des erreurs de conformité (Gartner).
  • Portée du marché: Avec l'importance croissante de la mondialisation, les progiciels de gestion intégrée (PGI) intégrant PEPPOL devraient dominer plus de 50 % des systèmes de commerce transfrontalier d'ici 2030. Évaluation technologique
  • Impact de l'automatisation : Plus de 55 % des entreprises disposant de systèmes de facturation électronique et ERP intégrés constatent une réduction des délais de traitement des factures pouvant atteindre 70 %, ce qui souligne les gains d'efficacité . Page d'accueil – Serveur

Défis et solutions

  • Normes spécifiques à chaque pays : Certains pays ont des exigences uniques, mais le LSP d’Infor garantit la compatibilité.
  • Assistance partielle: Certains scénarios, comme les demandes de paiement anticipé, sont encore en cours d'élaboration.

Résumé

L'intégration de la facturation électronique PEPPOL avec Infor LNCE simplifie la conformité, réduit les coûts opérationnels et améliore la transparence. La plateforme de services de localisation Infor (LSP) constitue l'infrastructure de cette connexion, permettant aux entreprises d'exploiter pleinement le réseau PEPPOL.

Pour des instructions détaillées, y compris les exigences spécifiques au pays et la configuration technique, reportez-vous à Infor KB2270120.

Cette intégration novatrice est essentielle pour rester à la pointe de la facturation numérique. En tant que partners 2 innovate services , nous pouvons vous accompagner dans la mise en œuvre de cette fonctionnalité. Contactez-nous si vous souhaitez commencer !

 

Écrit par Sarra Fellah et Amit Kumar 

30 novembre 2024