Afval erin, ramp eruit – Het bestuur van de afvalverwerking

(Deel 2 van de serie "Het migratiehandboek")

In deel 1hebben we de strategische beslissing genomen om een radicale ommekeer , de ballast van het verleden achter ons te laten en een gestroomlijnd, modern ERP-systeem te bouwen. We hebben besloten om niet langer achteruit te kijken, maar vooruit te kijken.

Nu worden we geconfronteerd met de realiteit van die beslissing. We hebben vastgesteld wat we moeten verplaatsen (openstaande orders, actieve items), maar we hebben nog niet besproken hoe we dit kunnen doen zonder de nieuwe omgeving te vervuilen.

In al die jaren heb ik een harde waarheid geleerd die ik als een mantra herhaal: datamigratie is geen specifieke IT-taak.

Als je dataopschoning toewijst aan je IT-afdeling, is je project eigenlijk al gedoemd te mislukken. Het IT-team weet wel hoe ze gegevens van kolom A naar kolom B moeten verplaatsen met behulp van scripts. Maar IT weet niet dat klant 1001 vorige week failliet is gegaan, of dat de leverancier van artikel X is veranderd van Italië naar Vietnam, waardoor een compleet andere btw-code en levertijd nodig zijn.

Dit artikel gaat over het beheer van dataopschoning. Het gaat erom de migratiefase te transformeren van een technische last naar een strategische kans voor dataverrijking en gebruikerseducatie.

De mentaliteitsverandering: van opruimen naar verrijking

De traditionele aanpak voor migratie noemen we 'liften en verschuiven': de oude gegevens worden genomen, licht opgeschoond (duidelijke duplicaten worden verwijderd) en vervolgens in het nieuwe systeem geforceerd. Dit is een enorme gemiste kans.

Uw nieuwe CloudSuite ERP-systeem is een Ferrari vergeleken met het oude systeem waar u waarschijnlijk van migreert. Het beschikt over velden, logica en dimensies die uw oude systeem nooit had. Als u de migratie beschouwt als een simpele kopieer- en plakactie, stopt u in feite een Fiat 500-motor in een Ferrari-chassis.

Verrijk, kopieer niet zomaar

Als u Legacy_Name simpelweg koppelt aan NewERP_Name, belemmert u de mogelijkheden van het nieuwe systeem. De migratiefase is de enige periode in de komende 10 jaar waarin u het budget, de focus en de steun van de directie hebt om uw stamgegevens te verrijken

Het verschil tussen reinigen en verrijken ligt hier:

Opschonen: Dubbele klanten verwijderen en typefouten in adressen corrigeren. Dit is het absolute minimum.
Verrijking: De migratie gebruiken om nieuwe velden te vullen die de moderne bedrijfslogica aansturen.

Neem Infor LN als voorbeeld. Uw oude systeem behandelt een leverancier wellicht alleen als een naam en adres. Infor LN behandelt die leverancier als een complexe entiteit met een financiële zakenpartner, een afzender, een ontvangeren een betaler . Het systeem vraagt om signaalcodes (kredietwaarschuwingen) en betalingsvoorwaarden die geautomatiseerde workflows activeren.

Dit is uw kans. Kopieer niet zomaar het adres. Gebruik dit moment om uw artikelen te categoriseren voor betere analyses in de toekomst. Herdefinieer uw artikelgroepen zodat ze aansluiten bij uw huidige rapportagebehoeften, niet bij de behoeften die u in 2005 had.

Het sjabloon als leermiddel

Dit is het meest onderschatte aspect van elk ERP-project en een geheim wapen voor succesvol verandermanagement.

De meeste consultants beschouwen de migratiesjabloon (meestal een complex Excel-bestand) als een technische noodzaak.
Ze sturen deze per e-mail naar de gebruiker met de mededeling: Vul dit in vóór deze deadline.

Dit is een ramp die staat te gebeuren.
De gebruiker opent het bestand, ziet 50 kolommen met namen als tccom100.nama of tcibd001.citg, raakt in paniek en vult het met onzin om de validatiefouten te laten verdwijnen. Ze zien het sjabloon als een bureaucratisch formulier dat afgestempeld en vervolgens vergeten moet worden.

De methodologie van de menselijke band

In de loop van mijn ervaring is de sjabloonworkshop meer een ritueel geworden. De consultant gaat samen met de magazijnmanager, de inkoper of de hoofdboekhouder zitten en we nemen de sjabloon kolom voor kolom door.

We transformeren deze sessie van eenvoudige gegevensinvoer naar een trainingsmogelijkheid .

Als de magazijnmanager vraagt: "Andrea, waarom is er een kolom voor 'Locatietype'? We plaatsen pallets gewoon waar er ruimte is.
Dan is dat mijn kans om uit te leggen: als we nu 'Bulk'-locaties en 'Pick'-locaties definiëren, kan Infor LN aanvullingsmissies genereren voor uw heftruckchauffeurs voordat de picklocatie leeg is.

Het strategische resultaat:

Vroege educatie: de gebruiker leert de terminologie van Infor LN kennen voordat hij of zij een scherm ziet. Het datamodel wordt intellectueel begrepen voordat de gebruiker er visueel doorheen navigeert.
Samenwerking: de gebruiker beseft dat ik er niet ben om een systeem op te leggen, maar om hun zakelijke realiteit te vertalen naar de nieuwe engine. Dit schept een menselijke band, het vertrouwen dat het project door de stressvolle dagen van de Go-Live zal redden.
Verantwoordelijkheid: omdat ze begrijpen waarom het veld belangrijk is, geven ze om wat ze erin typen. Ze behandelen de cel niet langer als een emmer, maar als een beslissing.

De regel van de zakelijke handtekening

Wie keurt de gegevens goed? Bij veel mislukte projecten voeren zowel de interne IT-afdeling als het technische team van de leverancier (of partner) het script uit, zien "0 fouten" en verklaren de klus geklaard. Vervolgens worden op dag 1 de facturen naar de verkeerde adressen gestuurd en staan de vrachtwagenchauffeurs vast bij de poort.
Er is een gouden regel in deze branche: de business is eigenaar van de data.

Ik hanteer een strikt governanceprotocol dat in eerste instantie veel gebruikers afschrikt, maar uiteindelijk iedereen beschermt:

Extractie: de technische dienst extraheert de oude gegevens naar de stagingtemplate.
Verrijking: de hoofdgebruiker (bijv. verkoopmanager) controleert, zuivert en vult ontbrekende informatie aan.
De handtekening: de hoofdgebruiker moet de gegevens valideren en bevestigen dat we verder kunnen gaan naar de volgende stap.

Als ze het niet bevestigen, laden we het niet.
Dit verschuift de psychologische druk.
De gebruiker denkt niet langer dat het systeem fout is , maar begint te denken: ik moet ervoor zorgen dat mijn gegevens kloppen.

De noodzaak van AI: waarom "goed genoeg" achterhaald is

In 2015 was het vervelend als je een paar dubbele klanten had of artikelen met ontbrekende gewichten. In 2026 is dat fataal.

We betreden het tijdperk van Agentic AI en Infor GenAI. Deze tools interpreteren patronen en semantische betekenis.

Het scenario: u vraagt Infor GenAI om uw risico op voorraadtekorten volgende maand te voorspellen.
De harde realiteit van onzuivere data: u hebt oude levertijden uit 2019 gemigreerd die niet meer geldig zijn, of u hebt dubbele artikelcodes waarbij de ene wel op voorraad is en de andere niet.
Het resultaat: de AI ziet tegenstrijdige patronen. Het adviseert je om aandelen te kopen die je niet nodig hebt, of erger nog, het zegt dat je veilig bent terwijl je bijna geen aandelen meer hebt.

'Garbage In, Disaster Out' is geen metafoor meer. Als je data niet schoon is, is je dure AI-investering waardeloos. De migratie is je belangrijkste filter. Als een record niet schoon genoeg is om in de template te worden opgenomen, verdient het geen plaats in je AI-ready toekomst. Laat het achterwege.

Volgens Gartneris slechte datakwaliteit de belangrijkste oorzaak van 40% van alle mislukte bedrijfsinitiatieven. In het tijdperk van AI wordt deze impact versterkt, omdat modellen bestaande vooroordelen en fouten in de dataset uitvergroten.

Bron: Gartner – Data Quality Solutions

De basis is gelegd

We hebben de strategie (heldere aanpak). We hebben de schone data (verrijkt en goedgekeurd).

Nu moeten we de bits en bytes verplaatsen. Maar let op: een schoon Excel-bestand is niet hetzelfde als data in het systeem hebben staan.

In het volgende deel verlaten we de vergaderruimte en betreden we de machinekamer. We zullen het hebben over migratietools, de DAL , en hoe om te gaan met de onvermijdelijke "valse positieven" die onervaren gebruikers angst inboezemen.

Geschreven door Andrea Guaccio

18 maart 2025