Terug naar de blog

Peppol: Standaardisering en beveiliging van de grensoverschrijdende uitwisseling van inkoopdocumenten en elektronische facturen voor bedrijven

In de huidige wereldeconomie breiden bedrijven zich uit over de grenzen heen en werken ze samen met klanten en leveranciers uit verschillende landen. Neem bijvoorbeeld een leverancier uit Nederland die een factuur stuurt naar een klant in Noorwegen of het Verenigd Koninkrijk. Vroeger verliep dit proces vaak via e-mail (pdf's), faxen of zelfs papier. Dit kan leiden tot diverse problemen: gebrek aan traceerbaarheid, niet-naleving van boekhoudkundige en financiële regelgeving (btw-tarieven, elektronische factureringsnormen, enz.), valutaverschillen en betalingsverschillen. Al deze problemen verhogen het risico op manipulatie van boekhoudkundige gegevens en daarmee het risico op fraude. Stel je nu eens voor dat ditzelfde proces geautomatiseerd zou kunnen worden, waarbij de factuur door het systeem van de leverancier wordt gegenereerd en direct naar het systeem van de klant wordt verzonden, waarbij wordt gecontroleerd of aan alle regels en vereisten is voldaan. Dit is waar PEPPOL in beeld komt.

In dit artikel Sarra Fellah en Amit Kumar Agrawal diep in de details van PEPPOL en delen ze hun inzichten.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) biedt een oplossing door bedrijven een gestandaardiseerde, veilige manier te bieden om grensoverschrijdend aanbestedingsdocumenten en elektronische facturen uit te wisselen. Het maakt gebruik van technische standaarden om ervoor te zorgen dat de documenten voldoen aan de lokale regelgeving en formaten, waardoor grensoverschrijdende transacties eenvoudiger en efficiënter worden.

Met PEPPOL kunnen bedrijven de uitwisseling van documenten zoals facturen eenvoudig automatiseren, zonder zich zorgen te hoeven maken over de verschillende regels in elk land. Dit leidt tot een snellere verwerking, minder fouten en een gestroomlijndere workflow voor de internationale handel.

Belangrijkste kenmerken van PEPPOL

  • Toegangspunten: Bedrijven gebruiken gecertificeerde PEPPOL-toegangspunten om verbinding te maken met het netwerk, waardoor een eenvoudige en veilige uitwisseling van documenten mogelijk is. Dit is vergelijkbaar met een e-mailsysteem, maar met strengere controles en standaardisatie.
  • Wereldwijd ingevoerd: Hoewel het aanvankelijk een Europees initiatief was, hebben landen buiten de EU, zoals Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore, PEPPOL overgenomen voor aanbestedingen in de publieke en private sector.
  • Standaardisatie: PEPPOL gebruikt de Universal Business Language (UBL) en de EN 16931-standaard om een ​​uniform formaat te garanderen, waardoor de complexiteit en de behoefte aan meerdere formaten bij internationale transacties worden verminderd.
  • Standaard documentuitwisseling: Hiermee kunnen organisaties via toegangspunten verbinding maken en op een veilige manier gestandaardiseerde elektronische documenten zoals facturen, inkooporders en leveringsbonnen uitwisselen.
  • Interoperabiliteit: Garandeert naadloze communicatie tussen verschillende systemen en applicaties, ongeacht de leveranciers of geografische locatie.
  • Naleving: Naleving van EU-regelgeving en veilige gegevensuitwisseling met behulp van versleutelings- en authenticatiemechanismen.

Veelvoorkomende toepassingen van PEPPOL

  • E-facturering: Het automatiseren en stroomlijnen van het facturatieproces om te voldoen aan regelgeving, fouten te verminderen en betalingscycli te versnellen.
  • Overheidsaanbestedingen: het faciliteren van grensoverschrijdende overheidsaanbestedingen in overeenstemming met EU-richtlijnen.
  • Supply Chain Management: Het efficiënt uitwisselen van zakelijke documenten binnen de gehele toeleveringsketen.

Voordelen van PEPPOL

De belangrijkste voordelen van PEPPOL kunnen worden onderverdeeld in financiële voordelen en systeemvoordelen.

Financiële voordelen

  • Zorg voor de betrouwbaarheid van de boekhoudkundige en financiële gegevens: dit is cruciaal voor het behoud van het vertrouwen van belanghebbenden, waaronder investeerders, toezichthouders en interne besluitvormers.
  • Vereenvoudig monitoring- en controleprocessen: routinematige controles en afstemmingen worden geautomatiseerd. Het waarborgt tevens de data-integriteit door hiaten en kwetsbaarheden in financiële workflows te verminderen.
  • Minimaliseer menselijke tussenkomst en verlaag daarmee het risico op fouten: geautomatiseerde workflows versnellen repetitieve taken en stellen het accountingteam in staat zich te concentreren op waardetoevoegende activiteiten. Het beperkt ook handmatige betrokkenheid en daarmee opzettelijke manipulatie van gegevens.

Systeemvoordelen

  • Voorkom wijzigingsverzoeken: veel bedrijven vragen hun ERP-consultants om specifieke aanpassingen te maken aan het factuurformaat volgens bepaalde standaarden, wat leidt tot tijd- en geldverlies. PEPPOL gebruikt Universal Business Language (UBL) en de EN 16931-standaard om een ​​uniform formaat te garanderen, waardoor de complexiteit en de noodzaak voor meerdere formaten bij internationale transacties worden verminderd.
  • Verminder de belasting van het ERP-systeem: Door facturatieprocessen uit te besteden aan een gespecialiseerde applicatie, wordt de belasting van het ERP-systeem verminderd. Dit kan de verwerkingstijden en de efficiëntie van het ERP-systeem verbeteren.
  • Leg een veilige en flexibele verbinding met uw klanten: PEPPOL verbetert de realtime communicatie door 24/7 toegang te bieden tot hun factuurdocumenten. Het maakt ook gebruik van op rollen gebaseerde toegangscontroles, waardoor klantgegevens worden beschermd doordat alleen geautoriseerde gebruikers deze kunnen inzien of wijzigen.

Infor LNCE en PEPPOL: De integratie

Infor LNCE (Infor LN CloudEdition, de CloudSuites van Infor) maakt verbinding met het PEPPOL-netwerk via het Infor Localisation Services Platform (LSP). Deze integratie maakt gebruik van het PEPPOL Four-Corner Model voor documentuitwisseling, dat de volgende elementen omvat:

  1. Uw bedrijf (de afzender).
  2. De ontvanger (handelspartner).
  3. Het toegangspunt van uw bedrijf (Infor LSP).
  4. Het toegangspunt van de ontvanger (via PEPPOL).

Met deze opzet zorgt Infor LNCE voor naadloze elektronische facturering voor bedrijven, ongeacht hun ERP-leverancier, zolang beide partijen maar PEPPOL-geregistreerd zijn. Zo werkt het:

  • Verbinding met toegangspunt: Het toegangspunt faciliteert de uitwisseling van elektronische documenten, zoals elektronische facturen, en valideert deze aan de hand van de PEPPOL-standaarden voordat ze worden verzonden.
  • PEPPOL-directory opzoeken: De PEPPOL-directory (toegankelijk via PEPPOL Directory) bevat een lijst met geregistreerde gebruikers en hun mogelijkheden om documenten te ontvangen. Via deze directory kunnen handelspartners: controleren of een partner is aangesloten op het PEPPOL-netwerk; de soorten documenten (bijv. e-facturen) identificeren die een partner kan ontvangen.
  • Naleving en standaardisatie: Het Infor Localisation Services Platform zorgt ervoor dat documenten voldoen aan zowel de PEPPOL- als de regionale wettelijke vereisten, waardoor het risico op non-conformiteit wordt verkleind.
  • Gestroomlijnde integratie: Infor LN-gebruikers kunnen bedrijfskritische documenten, zoals e-facturen, rechtstreeks via het PEPPOL-netwerk verzenden en ontvangen zonder extra middleware of handmatige tussenkomst.

Belangrijke stappen voor PEPPOL e-facturering in Infor LNCE

  • Een factuur aanmaken en boeken. Genereer een XML-factuur in Centraal Factureren (cisli3600m000). Zorg ervoor dat XML-generatie is ingeschakeld in de Factureringsparameters (cisli0100m000) .
  • Factuur verzenden naar ION en LSP. Een Sync.Invoice BOD wordt verzonden naar het Infor ION- platform en vervolgens naar LSP, waardoor de transformatie naar een JSON-bestand dat compatibel is met de PEPPOL-standaarden wordt geactiveerd.
  • Validatie en adrescontrole. Het JSON-bestand wordt gevalideerd met behulp van de PEPPOL Service Metadata Provider (SMP) om de mogelijkheden van de ontvanger te controleren. Het eindpunt van de ontvanger wordt vervolgens geïdentificeerd in de Service Metadata Locator (SML) -directory.
  • Beveiligde documentuitwisseling : Na validatie wordt het document via toegangspunten naar de ontvanger verzonden, waar het in hun systeem toegankelijk wordt.

Ondersteunde scenario's

  • De PEPPOL-integratie ondersteunt een reeks functionaliteiten voor elektronische facturering, waaronder standaard e-facturen, retourorders/creditnota's, termijnbetalingen (directe en indirecte verrekeningen) en kosten-/toeslagfacturen
  • Sommige scenario's, zoals verzoeken om vooruitbetaling of bepaalde creditnota's, worden momenteel niet ondersteund, maar zullen in de toekomst worden overwogen.

Analyses en trends

  • Wereldwijde groei in e-facturering: Volgens Gartner zal de wereldwijde markt voor e-facturering naar verwachting met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 17% van 2023 tot 2030 en in 2030 een waarde van meer dan 20 miljard dollar . Deze groei wordt gestimuleerd door overheidsvoorschriften, zoals PEPPOL, in regio's als Europa en Azië. (Gartner)
  • Uitbreiding van PEPPOL : Landen buiten de EU, waaronder Singapore, Australië en Canada, nemen PEPPOL steeds vaker in gebruik. De integratie zal naar verwachting in Azië-Pacific en Noord-Amerika tegen 2025 met meer dan 30% per jaar toenemen. Technologie-evaluatie
  • Overheidsvoorschriften: Naar verwachting zal in 2025 80% van de bedrijven in Europa gebruikmaken van elektronische facturering vanwege overheidsvoorschriften in het kader van PEPPOL en vergelijkbare regelgeving. Naar verwachting zal niet-naleving leiden tot financiële sancties voor ten minste 25% van de mkb-bedrijven (Gartner).
  • Kostenbesparing: Bedrijven die PEPPOL-geïntegreerde ERP-systemen gebruiken, melden een gemiddelde kostenbesparing van 50-80% per factuur in vergelijking met handmatige verwerking. Dit komt neer op een besparing van ongeveer € 5-€ 10 per factuur .
  • Integratie van AI en analyses: Naar verwachting zal in 2028 65% van de ERP-systemen AI-gestuurde analyses integreren voor realtime monitoring van de naleving van e-factureringsregels en fraudedetectie. Dit zou kunnen leiden tot een vermindering van 20-30% van de nalevingsfouten (Gartner).
  • Marktbereik : Met het toenemende belang van globalisering zullen PEPPOL-geïntegreerde ERP-systemen naar verwachting in 2030 meer dan 50% van de grensoverschrijdende handelssystemen domineren. Technologie-evaluatie
  • Impact van automatisering: Meer dan 55% van de bedrijven met geïntegreerde e-facturering en ERP-systemen meldt een verkorting van de factuurverwerkingstijd met wel 70%, wat de efficiëntiewinsten benadrukt . Startpagina – Server

Uitdagingen en oplossingen

  • Landspecifieke standaarden: Sommige landen hebben unieke vereisten, maar Infor's LSP garandeert compatibiliteit.
  • Gedeeltelijke ondersteuning: bepaalde scenario's, zoals verzoeken om vooruitbetaling, worden nog ontwikkeld.

Samenvatting

De integratie van PEPPOL e-facturering met Infor LNCE vereenvoudigt de naleving van regelgeving, verlaagt de operationele kosten en verbetert de transparantie. Het Infor Localisation Services Platform (LSP) vormt de basis voor deze verbinding, waardoor bedrijven het PEPPOL-netwerk effectief kunnen benutten.

Raadpleeg Infor KB2270120 voor gedetailleerde instructies, inclusief landspecifieke vereisten en technische configuratie .

Deze baanbrekende integratie is essentieel om voorop te blijven lopen in digitale facturering. Wij, als partners 2 innovate services, kunnen de diensten leveren om deze functie te implementeren en ondersteuning te bieden. Laat ons weten of u klaar bent om te beginnen!

 

Geschreven door Sarra Fellah en Amit Kumar 

30 november 2024